IT udfordringer

Sådan opstår de:

Mindre virksomheders brug af IT er ofte startet med en enkelt PC til bogføring, mail og brevskrivning. Det kan sagtens klares med en maskine, der er beregnet til privat brug - der er jo ingen særlige krav til de formål.
På et tidspunkt vokser virksomheden, eller en del af arbejdsopgaverne skal udføres eller styres via en PC, og så køber man en ekstra PC - en af dem, der var på tilbud den dag. Den kan jo sagtens håndtere opgaven.
Der er også kommet en internetforbindelse til - det skal man jo have for at køre mail og søge lidt på nettet. Indtil for nylig blev det typisk til en ADSL forbindelse gennem det telefonselskab, man brugte i forvejen. De havde jo en ledning ind i huset.
Det kunne også være lækkert med lidt trådløst netværk til den bærbare, som var på tilbud i sidste uge, så man snupper lige en trådløs router fra hylden i Bilka. Og nu er der også brug for en switch, for den ny printer fra Brugsen kører også på netværk, så der er ikke stik nok i routeren. 8 porte for et par hundrede kr - den ryger også i indkøbsvognen.
Sidste år fik man så mulighed for at køre Web-mail. Det er smart - så kan chefen sidde hjemme og ordne mail, mens ægtefælden ser fjernsyn. Alle medarbejdere skal oprettes med hver sin mailkonto, men det er jo nemmest at bruge det samme kodeord igen, ikk?

Hvad er der så galt i det?

Der er faktisk mange ting galt:

Firmaets data er nu spredt over 3 maskiner
Brugerne på den ene maskine har ikke adgang til data på de andre, medmindre de logger sig ind på de pågældende maskiner
Der er ikke styr på, hvem der kan få adgang til de forskellige data - det er jo nemmest at bruge det samme password på alle maskiner, og at alle data ligger mere eller mindre rodet i foldere, som alle har adgang til.
Ingen af maskinerne har backup
Maskinerne er forskellige - forskellige mærker, forskellige modeller, forskellige styresystemer, forskellige softwarepakker. Brugerne kan ikke hjælpe hinanden, reservedelene passer kun til en maskine, der er forskellige leverandører og dermed forskellige steder at henvende sig for service osv.
Det trådløse net er ikke sikret - typisk er det bare taget i brug direkte fra boksen. Naboens knægt kan med lidt snilde sidde og følge med i, hvad der foregår i virksomheden. Han er sikkert god nok, men hvad med de kammerater, der hører om det henne i klubben og også lige skal prøve?
Printeren var billig i indkøb, men den viser sig hurtigt at blive rigtig dyr i toner mv.
Yngste lærling kender kodeordet til chefens mailkonto og kan sidde hjemme lørdag aften og logge sig på fra sin private PC.
Ingen af maskinerne er forberedt på at blive koblet på et firmanetværk - et "domæne". Det kræver nemlig en Windows "Professional" - det er ikke nok med en "Home Edition". Så når virksomheden bliver stor nok til at overveje en server, er man også nødt til at skifte alle brugernes maskiner, og så bliver det for dyrt - man er nødt til at fortsætte som hidtil!
Switchen er OK så længe alt virker. Men når der opstår fejl i kabler eller netkort, kan det tage mange timer at finde fejlen. I en professionel swithc kan man gå direkte ind og aflæse hvilken port, der er fejl på, og en tekniker kan se om der er tale om kabelfejl eller fejl i et netkort.

Inden du ser dig om, ser det således ud:

Hvad gør du nu?

Lav en plan! Gør dig nogen tanker om, hvor virksomheden er på vej hen.

Bliver der brug for flere computere i løbet af et par år?
Er det vigtigt at have alle data lokalt på virksomheden, eller kan du godt leve uden data i nogen timer eller et par dage, hvis internetforbindelsen bliver gravet over?
Er det vigtigt for produktionen at dit interne netværk fungere hele tiden, eller kan du leve med udfald?
Er der nogen af de ansatte med flair for IT, eller er du afhængig af leverandører og konsulenter?
Og hvis der er en med flair for IT, er det så i orden, at han bruger sin tid på det, eller var det bedre at han passede sine opgaver?
Hvis han sidder på salg eller planlægning, kan resten af virksomheden jo komme til at stå stille, fordi han bruger tiden på at rode med computere. Det kan bliver rigtig dyrt!
Får du brug for at købe ind eller sælge via internettet?
Skal kunderne have adgang til manualer, tegninger ol?
Kan selvbetjening være en mulighed - f.eks. booking af tider?
Skal de kunne aflevere store filer til dig (så store at de ikke kan mailes)?
Er der fortrolige data i virksomheden?
Det kan være oplysninger om kunders CPR numre, kreditkort, journaler el.
Det kan være personaleoplysninger, udviklingsprojekter, handelsaftaler og andre forretningshemmeligheder.
Det kan være ordrebogen, aftalekalenderen eller kundelisten.
Alle virksomheder har data, som ikke må komme ud i fri cirkulation!
Er der brug for at medarbejderne kan arbejde ude i marken eller hjemmefra?
Har eller får du med tiden flere afdelinger placeret forskellige steder?

Løsningsmuligheder

Du kan kontakte en IT leverandør. Han udfører gerne rådgivning, og han har sikkert en løsning på hylden eller bag i bilen, som fint kan håndtere dine udfordringer.

Det er ganske givet korrekt, hvad du får oplyst. Men er det også fyldestgørende?

Der er udviklet mange forskellige løsninger til de samme udfordringer. Nogen af dem kræver udstyr placeret i virksomheden, andre har udstyr placeret centralt i et datacenter. Nogen af dem skal købes, nogen kan lejes og nogen er måske Open Source og dermed gratis i første omgang, men ikke nødvendigvis i brug og vedligeholdelse.

Kun en uafhængig og uvildig konsulent kan og vil samle et overblik over de muligheder, der er relevante for dig, og lave en nøgtern vurdering.
Konsulenten skal have en timebetaling for arbejdet, men han er ikke påvirket af provisionsaftaler eller fortjenstmuligheder på egne varer. Han har kun din virksomheds interesser for øje.

Planen behøver ikke at betyde en stor udskiftning af alt dit udstyr her og nu. Oftest er det i første omgang kun nødvendigt at skifte få enheder, der enten er defekte eller forældede. Men i kraft af at der nu foreligger en plan, kan du købe udstyr, som er forberedt til den løsning, du måske først vil have færdig i løbet af et par år.
Og du er klædt på næste gang, der skal købes noget - ikke flere hovsa løsninger.

Tøv ikke med at henvende dig til en uvildig konsulent! Det kan hurtigt blive rigtig mange penge værd for dig og din virksomhed!

I løbet af et par år kan ovenstående situation blive til det her:

Der er kommet en ordentlig internetforbindelse med professionel router og switch.
Der er central styring af udskiftning af kodedord, sikkerhedsopdatering, antivirus og backup på alle maskiner; styringen foregår fra en ny Small Business Server.
Mailserveren er trukket hjem, så adgangen styres centralt fra Small Business Serveren, og så brugerne kan dele kalendre m.v.
Alle PC er blevet standardiseret og tilknyttet virksomhedens domæne.
Printerne er standardiseret og alle knyttet til netværket, så de kan afløse hinanden ved nedbrud og så toner og reservedele kan bruges til alle printere.
Bordtelefonerne er knyttet til hver sin mobiltelefon, så receptionisten ikke skal bruge tid på at stille direkte kald ud til sælgerne, medmindre de er fraværende og kaldet skal håndteres af en kollega.