Call Me

Dokumentstyring med M-files

Hvorfor M-files?

Support på M-files dokumentstyring

M-files Pro: Support er inkluderet i licensen, henvendelser på engelsk via http://support.m-files.com/
M-files Express: Support på engelsk kan købes for 80 USD (ca 400 DKK) pr sag, henvendelser på engelsk via http://support.m-files.com/.

Vi tilbyder:

  1. Hjælp til installation
    • Valg af den rigtige hardware platform til din virksomhed.
    • Klargøring og optimering af "server" maskinen
    • Installation af software på server og brugernes PC
    • Opsætning af backup procedurer, automatisk oprydning i database mv.
  2. Hjælp til indkøring
    • Få struktur på din samling af dokumenter - hvilke oplysninger er vigtige og hvilke er ikke i forhold til forskellige typer af dokumenter
    • Importer eller opret kunder, leverandører, projekter, produkter, medarbejdere osv.
    • Importer dine eksisterende filer og mails mv
    • Tilpas visninger, så de afspejler behovet i din virksomhed (de skærmbilleder, du bruger til at finde og gemme dine dokumenter)
    • Lær medarbejderne at bruge M-files. Det tager kun et øjeblik, men det er så vigtigt!
    • Lav integration til mailsystem, bogholderi, scanner osv.
  3. Support på dansk mod timebetaling.
    Første henvendelse skal ske på mail med alle nødvendige oplysninger til fakturering (incl. CVR). Efterfølgende er du velkommen til at ringe.
    Support udføres til specialpris og faktureres gennem NettoCAD, hvis du i forvejen er kunde der.

Installation af M-files

Der ligger udførlige instruktionsvideoer og installationsvejledninger mv. på M-files.com.
Vi står parat til at hjælpe med tekniske spørgsmål vedr. selve installationsopgaven, hvis vejledningerne ikke er fyldestgørende.

Vi er klar til at hjælpe dig gennem indkøringen, så du hurtigt får oprettet stamdata på dine kunder, leverandører, projekt, produkter osv, og får dine eksisterende dokumenter lagt ind i M-files. M-files kan integreres med dine øvrige systemer, så stamdata på nye kunder mv. kun skal oprettes/rettes et sted og automatisk opdateres i M-files. Selv om M-files er nem at bruge, er det vigtigt at alle fra start får indarbejdet gode rutiner m.h.t. til at registrere søgeord og beskrivelser på nye dokumenter. Det øger jeres udbytte af systemet ganske betydeligt.

Inden du går igang, skal du gøre dig nogle overvejelser om, hvor du vil placere dine filer og din database jf nedenfor, og om hvilke dokumenter, du vil styre med M-files. Mange virksomheder vil få stor fordel af at styre samtlige dokumenter i M-files og måske udnytte mulighederne for at håndtere work-flow mv. Andre vil måske "kun" bruge M-files til deres tekniske tegninger mv. fra Alibre Design. Du kan godt udbygge omfanget i flere trin, men det er ikke så let at gå tilbage, når først du har lagt en bunke dokumenter af en bestemt type ind i M-files. Det er vigtigt at overveje nærmere hvilke oplysninger, du kan have gavn af at registrere som "Meta-data" på hver enkelt dokumenttype.
Vi tilbyder rådgivning i forbindelse med planlægning og ibrugtagning mod timebetaling.

Dokumentmappen og databaseserveren (tilsammen M-Vault) kan installeres på forskellig vis afhængigt af behovet i din virksomhed:

Dårlig løsning:
Vi fraråder at installere database og dokument- mappe på egen PC!
Det kan lade sig gøre, men maskinen bliver langsom.
M-files på egen PC
 
Billig løsning:
Installér database på en dedikeret Windows PC og dokumentmappe på en NAS boks (harddiske koblet til netværket).
Lokale maskiner kan arbejde direkte, fjernopkobling kræver VPN opsætning imod Routeren, eller at du åbner en port i routeren og peger den mod serveren.
Remote Backup anbefales, men er ikke et krav.
M-files på PC og NAS
 
Effektiv løsning:
Installér database og dokumentmappe på en dedikeret Windows server.
Lokale maskiner kan arbejde direkte, fjernopkobling kræver VPN opsætning imod Routeren eller Domain Controller, eller en åben port som beskrevet ovenfor.
Remote Backup anbefales, men er ikke et krav.
M-files på server
 
Nem løsning:
Database og dokumentmappe findes på en serverfarm drifted af M-files og placeret forskellige steder i bl.a. Europa og USA.
Alle maskiner kan arbejde på serveren via internetopkobling.
M-files sørger for backup, opdatering osv.
M-files i skyen

Brug af M-files

M-files arbejder med hhv. dokumenter og stamdata (forenklet forklaring). Stamdata vil typisk være oplysninger om dine kunder og leverandører, og om medarbejdere, projekter, opgaver osv. Det er vigtigt at kunderne bliver identificeret entydigt, så alle dine medarbejdere registrerer dokumenter vedr. en bestemt kunde på samme måde hver gang. Det må ikke blive P.Jensen den ene dag, Peter Jensen den næste, og Peter Jensens Maskinfabrik den tredje dag. Hvis f.eks. NettoCAD er registreret som kunde, vil M-files automatisk kunne genkende mails til og fra *@nettocad.dk og sætte dem i forbindelse med firmaet NettoCAD.

M-files skelner mellem filer og dokumenter. Filer er det, du kender fra Windows og andre systemer. Du gemmer et brev, et regneark eller en tegning som en fil på f.eks. C:. I M-files bliver filen gemt (næsten) som hidtil men SAMTIDIG bliver filen registreret i en database med et "kartotekskort" med en række supplerende oplysninger (Metadata) om filen. Når det sker, bliver filen til et Dokument og indgår i dokumentstyringen. I visse sammenhænge kan et Dokument bestå af flere filer, som hører sammen og er registreret med fælles Metadata (Multi file document). For at sikre, at ingen brugere retter i filerne uden om M-files, bliver filerne omdøbt og samlet i en Vault ("pengeskab"). Man kan ikke umiddelbart genkende hverken filtype eller navn, så brugerne vil ikke forsøge at åbne dem uden om M-files.

Vi laver alle forskellige typer af dokumenter. Det kan f.eks. være tilbud, kontrakter, teknisk dokumentation, regninger osv. I M-files kaldes en type af dokumenter for en Class. For hver Class skal man tage stilling til, hvilke Metadata det er relevant at registrere. Tilbud vil f.eks. typisk have en udløbsdato, regninger har en forfaldsdato, flere Classes har en relation til kunder, andre Classes er knyttet et produkt/en ydelse, eller måske til en medarbejder. Hver enkelt emne, der skal registreres som Metadata, kaldes en Property (egenskab). Så opgaven er at få listet netop de Properties, som det er relevant at registrere for hver enkelt Class af dokumenter. Fidusen er at du bagefter kan søge dokumenter baseret på disse egenskaber. Du kan f.eks. søge alle regninger med forfald før en bestemt dato, alle tilbud som indeholder et bestemt produkt/ydelse, alle manualer skrevet af en bestemt medarbejder, eller alle dokumenter med relation til en bestemt kunde eller kundegruppe.

M-files arbejder også med Tags (mærker). Det er blot en kort betegnelse, som kan bruges til f.eks. at skelne mellem afdelinger, projekter ol. Et dokument kan sagtens påføres flere Tags, så det f.eks. bliver registreret at salgsafdelingen har lavet et tilbud til P.Jensen vedr. projekt A

Når du gemmer eller importerer filer til M-files, bliver du automatisk bedt om at udfylde netop de felter, som indeholder de forudbestemte egenskaber for netop den type af dokumenter, som det drejer sig om. Du bliver først bedt om at vælge Class, så bliver du præsenteret for netop de felter, som skal udfyldes for den pågældende type dokument, og så får du mulighed for at tilknytte Tags. Hvor det er muligt at hente oplysningerne direkte fra eksisterende data i systemet, kan M-files selv udfylde felterne. Derfor bliver det aldrig tungt eller besværligt at arbejde med M-files.

Du kan selvfølgelig søge på kryds og tværs af alle de omtalte Metadata. Men du kan også lave fritekstsøgning i hele stakken af dokumenter. Det forudsætter naturligvis, at dokumenterne indeholder tekst. Det gør billeder og visse andre filtyper ikke. Indscannede dokumenter gør heller ikke, medmindre billedfilen er kørt igennem en automatisk tekstgenkendelse (OCR). M-files har netop et udmærket OCR-system og kan registrere teksten i dine indscannede dokumenter, så du bagefter kan søge i teksten.

Rigtig mange dokumenter bliver rettet. Det kan være et udkast til et brev, som lige bliver rettet til, inden det ryger i posten. Det kan også være tegningen til en bestemt delkomponent, som måske indgår i mange færdige produkter. Mens tegningen er under udvikling, bliver den gemt i forskellige versioner indtil den er færdig og godkendt. Men et stykke tid senere bliver det måske relevant at rette en detalje, så komponenten også kan bruges i et nyt produkt. M-files sørger automatisk for at gemme en kopi af hver enkelt version, så du altid kan finde tilbage - også når filen er blevet rettet, slettet eller overskrevet ved en fejl.
Du sikrer dig mod at andre retter i dokumentet mens du selv er igang ved at tjekke dokumentet ud. Andre kan se dokumentet imens du arbejder på det, men de kan ikke rette i det før, du har tjekket dokumentet ind igen.

Hvis du arbejder på en bærbar PC, eller dine dokumenter ligger på en M-Vault i skyen, kan det være smart at have en Off-line kopi af dokumenterne på din lokale maskine. Så kan du arbejde hurtigt og effektivt også selv om der ikke er en god forbindelse til serveren. Du kan f.eks. indstille M-files til automatisk at lave en Off-line kopi af alle dokumenter, som du har arbejdet med indenfor de seneste 2 uger.

M-files har gode muligheder for at styre de enkelte brugeres adgang til dokumenterne.
Ovenstående er kun et lille udpluk af M-files funktionerne udvalgt for at give dig et overblik. Se brugermanual mv. for at undersøge detaljerne nærmere.