Bright Ideas
Karl Lausten
9862 2837
klausten@bright-ideas.dk
Bright Ideas
Mejsevej 8
DK-9600 Aars
CVR 2685 5969




 Menu
Start­side M-Files moduler Refe­rencer Om os Fjern­support English Cookie
Cookies og privatliv
Information Management

Digital informationsstyring.

Vi hjælper mindre virksomheder med elektronisk informationsstyring:
De rigtige oplysninger i de rigtige hænder
på det rigtige sted og det rigtige tidspunkt.
Karl Lausten

Karl Lausten

Udfordringer



Udfordringer


 

Dit udbytte

Dit udbytte

  • Gør din arbejdsstyrke mobil.
  • Spar tid i administrationen.
  • Undgå fejl i produktionen.
  • Overhold frister.
  • Opfyld krav til dokumentation.
  • Overhold krav om datasikkerhed.

 

 

 

Tjek

 

Datasikkerhed

  • M-Files er en stabil og fremtidssikret platform til informationsstyring.
  • M-Files hjælper dig med at styre, finde, spore og beskytte oplysninger.
  • M-Files sætter dig ved rorpinden uanset, hvor du er, og hvad du laver.
  • M-Files vokser med dig fra enkeltmandsvirksomhed til global koncern.
  • M-Files kan placeres på din server eller i skyen alt efter, hvad du foretrækker.
  • M-Files integrerer med dine eksisterende IT systemer og kan samle alle oplysninger et sted med krypteret adgang fra PC, telefon, tablet og web.
M-metoden

 

 

 

M-Files Bronze Partner

Nyheder

Tilmeld dig vort
nyhedsbrev

Fremtidens informations­styring er ligeglad med, hvor eller i hvilket system, du har dine oplysninger. Alt bliver organiseret og styret på grundlag af dets værdi og relevans. Se hvordan på M-Files.com


Bright Ideas på sociale medier

LinkedIn
Google+
Facebook
×

Din virksomhed

I er beskæftiger jer med håndværk, byggeri, produktion, udvikling, transport, service, handel eller events.
I er mellem 1 og 100 medarbejdere.
I har hovedkvarter i Danmark, men kan godt have afdelinger i udlandet. *

I har styr på sagerne, men nye opgaver, kunder, medarbejdere og regler gør, at de gamle systemer bliver for tunge at danse med. Eller måske er systemet bare blevet teknisk forældet og skal skiftes ud inden, den gamle PC eller server bryder sammen.

I lægger vægt på at finde en seriøs og erfaren leverandør, der tager udgangspunkt i jeres måde at gøre tingene på, og som tilbyder en anerkendt og gennemprøvet løsning tilpasset jeres forhold.

*) Hvis I er en del af international virksomhed med hovedkvarter i udlandet, hjælper vi gerne med at skabe kontakt til en seriøs M-Files forhandler i det relevante land.
Hvis løsningen kun skal bruges i Danmark, klarer vi selv opgaven.

×

Kontrakter

Kontrakter skal skrives, forhandles og tilrettes. De skal gennemses, godkendes og underskrives behørigt. Forpligtelserne skal leveres som aftalt. Kontrakterne skal genforhandles og fornys før udløb.

Udfordringer med kontrakter:

  • Du bruger meget tid på at holde rede på alle kontrakterne.
  • Det er omstændeligt at sikre og dokumentere, at processen forløber som foreskrevet, og at der er styr på versioner og godkendelser.
  • Det koster, når man glemmer frister og mister muligheder eller skal betale bod.

Vi arbejder med 2 løsningsmodeller for kontrakter:

Den simple løsning til mindre virksomheder, som kun har få kontrakter med leverandører, kunder og medarbejdere.
Kontrakterne samles i særlige dokumentklasser i M-Files. Godkendelses-procedurer, frister og opgaver håndteres med M-Files standardfunktioner tilpasset metoderne i din virksomhed.


Den store kontraktstyringsløsning til virksomheder med mange kontrakter og specialister til at håndtere de forskellige opgaver.
Her tilbyder vi en pakkeløsning til professionel kontraktstyring, hvor alle processer følger internationalt anerkendte procedurer.
M-Files Contract Management bliver et hovedredskab for dine specialister med alle opgaver samlet et sted.
Se mere på www.m-files.com/en/contract-management.

Kontraktcyklus

 

×

Digitalisering

Udfordringer ved digitalisering:

  • I modtager fakturaer, kontoudtog, tilbud og aftaler på mail. Det havner i den enkelte medarbejdes mailbox og er ikke synligt for kollegerne.
  • Al udveksling af oplysninger med kunder, leverandører, samarbejdspartnere og myndigheder foregår digitalt.
  • Dine medarbejdere registrerer arbejdstid og vareforbrug digitalt, og de dokumenterer udført arbejde med digitale billeder mv.
  • Interne arbejdsgange baseret på papir bliver besværlige og langsommelige.

Digitalte løsninger:

  • Vi forbinder dine eksisterende systemer til M-Files og henter f.eks. stamoplysninger om kunder, leverandører og medarbejdere, så de bliver tilgængelige og kan knyttes sammen med dokumenter og andre oplysninger.
  • Vi henter dine eksisterende dokumenter ind i M-Files, eller vi gør dem tilgængelige via M-Files uden at flytte dem, så alle relevante medarbejdere altid har adgang uanset hvor, I befinder jer.
  • Vi lægger arbejdsprocesserne ind i M-Files, så du kan godkende eller afvise en faktura, kontrakt, tegning eller arbejdsseddel uanset hvor, du sidder.
  • Vi lægger arbejdsopgaver ind i M-Files og lader systemet varsle den ansvarlige person i god tid og med den nødvendige vejledning. M-Files indsamler dokumentation for, at opgaverne bliver løst, og sørger for at varsle igen næste gang, det er tid.
  • Du og medarbejderne har adgang til alle relevante oplysninger fra både PC, telefon og tablet.

Digitalisering handler også om automatisk opsamling af data fra lager, produktion, transport, salgssted, internet, under anvendelse af produktet osv., og om at filtrere disse data, så det væsentlige træder tydeligt frem i stedet for at drukne i mængden. Det er der andre, som er bedre til. Det område kan vi ikke håndtere. Derimod kan vi håndtere resultaterne og gøre dem tilgængelige for de relevante personer.

 

×

Persondataforordning (GDPR)

Udfordringer med GDPR: (forenklet)

  • Du skal opbevare følsomme oplysninger sikkert, og du må kun gøre det med personens accept eller et gyldigt forretningsmæssigt formål.
  • Du skal have styr på, hvor oplysningerne ligger, hvorfor du har dem liggende, og hvem, der har adgang til dem.
    Dette SKAL nedfældes i en "fortegnelse" i elektronisk format.
  • Du skal kunne liste de oplysninger, du opbevarer, og du skal kunne slette dem, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem.
  • Du skal kunne give de berørte personer besked, hvis oplysningerne kommer i forkerte hænder, og du skal give myndighederne besked.

Start med Datatilsynets simple test "PrivacyKompasset".
Den giver dig et hurtigt overblik med de punkter, du skal holde fokus på.
Læs derefter Datatilsynets vejledninger for de forhold, der er relevante i din virksomhed.

Version2 har lavet denne GDPR-guide til ændringer i databeskyttelsen.
Se også denne artikel med link til en simpel og gratis tjekliste.

Vi arbejder med 2 løsningsmodeller:

Den simple GDPR løsning til mindre virksomheder, som kun har følsomme personoplysninger på egne medarbejdere og almindelige personoplysninger på kundernes kontaktpersoner.
Her isolerer vi de følsomme oplysninger i fortrolige dele af M-Files og håndterer dem forsvarligt deri. Kan evt. suppleres med en fortegnelse over de øvrige systemer, som også indeholder persondata, hvis ikke alt kan samles et sted.

Den store GDPR løsning til virksomheder med følsomme oplysninger om mange personer i flere forskellige IT-systemer.
Her tilbyder vi en pakkeløsning i stil med M-Files kvalitetsledelse, men tilpasset GDPR forordningen. Pakken hjælper dig med at få styr på dokumentationen og processerne omkring de følsomme data, men oplysningerne forbliver i de systemer, I benytter i virksomheden i forvejen.
Du har en dataansvarlig, som kommer til at bruge M-Files GDPR pakken som sit arbejdsredskab.
Løsningen omfatter bl.a.:

  • Opret og vedligehold en komplet liste over registre, systemer og leverandører.
  • Automatiser processer og opgaver.
  • Redskaber til vurdering, revision, risikominimering, korrigerende og forebyggende tiltag.
  • Dokumentstyring med kontrol over alle relaterede dokumenter, politikker og procedurer.
  • Indbyggede standardprocedurer.

Se mere på www.m-files.com/en/ecm-solution-for-easy-gdpr-compliance

 

×

Regelmæssige eftersyn

Du skal med faste mellemrum lave eftersyn på el-værktøj, sørge for bilsyn, kalibrere måleudstyr, skifte olie og filtre. Du skal følge op på garantieftersyn, forny aftaler, aflevere rapporter samt mange andre rutineopgaver.

Udfordringen:

  • Det er svært at huske alle opgaverne, og det er bøvlet at dokumentere, at de faktisk er blevet udført.

Løsningen:

Vi har lavet en opsætning i M-Files til håndtering af repeterende opgaver.

  • Du beskriver opgaven, gør en medarbejder ansvarlig for udførslen, fastsætter et interval og et varsel, vedhæfter evt. links til vejledninger og billeder, og så lader du M-Files om at klare resten.
  • Opgaven ligger i baggrunden og venter indtil, det er tid at varsko medarbejderen.
  • Når tiden kommer, får medarbejderen besked, og der dannes automatisk en ny opgave med nye datoer.
  • Medarbejderen kvitterer for udført arbejde, når han har løst opgaven.
  • Bliver han forsinket, eskaleres opgaven og han får en ny påmindelse.

Du får overblik og dokumentation.


Periodisk eftersyn

 

×

Mobilitet

Udfordringer med mobilitet:

  • Du sidder ikke på kontoret hele tiden: Du og dine kolleger er ude hos kunderne, i produktionen, på byggepladsen, på messer osv. I har brug for adgang til jeres oplysninger mens, I er på farten; og resten af virksomheden har brug for, at I kan godkende fakturaer, tegninger, kontrakter o.l., så de kan komme videre med deres arbejde.
  • Sommetider skal du bare bruge oplysninger, selvom du måske ikke kan få internetforbindelse.

Mobilitetsløsninger:

  • M-Files kan benyttes via en gratis App til Android og iOS, så du kan bruge din telefon eller tablet på farten.
  • M-Files kan tilgås via Web Access, så du kan få adgang fra enhver enhed med forbindelse til internettet.
  • M-Files kan naturligvis bruges fra en PC uanset om du er på kontoret, derhjemme, på messe eller et andet sted.
  • Du kan opmærke kunder, projekter, dokumentklasser eller enkelt-dokumenter til off-line brug i M-Files. Så bliver der automatisk gemt en kopi på din enhed, så du også kan klare et møde uden forbindelse til nettet. Retter du i dokumentet, bliver rettelsen lagt ind på serveren ved næste opkobling.

 

×

Kvalitetssikring

Du og dine folk skal dokumentere kvaliteten af udført arbejde med billeder og simple rapporter.

Den simple KS-løsning til mindre virksomheder i byggebranchen og tilsvarende:
Her bruger vi standardfunktioner i M-Files, hvor brugerne kan tage billeder med mobilen, gemme dem i M-Files og knytte dem til et projekt, en byggeplads e.l.
På samme måde kan brugerne nemt udfylde KS-skemaer og gemme dem i M-Files med de relevante tilknytninger.

Kvalitetsstyring / kvalitetsledelse

Du arbejder i en branche, hvor kvalitet er et absolut krav eller i det mindste en væsentlig konkurrenceparameter.

Udfordringer i kvalitetsledelse: (forenklet)

  • Du skal dokumentere, at jeres procedurer tager udgangspunkt i en vurdering af relevante risici, kundernes forventninger og myndighedernes krav.
  • Du skal dokumentere, at procedurerne kun ændres af dertil bemyndigede personer i en vedtaget proces.
  • Du skal dokumentere, at medarbejdere og underleverandører er kvalificerede til opgaverne og har læst de nødvendige vejledninger før, de går i gang.
  • Du skal dokumentere håndteringen af afvigelser fra de planlagte resultater.
  • Du skal dokumentere, at gentagne afvigelser fører til forebyggende korrektioner af procedurerne.
  • Du skal dokumentere, at der bliver lavet revision, og at du følger op på revisionens anvisninger.

Vi tilbyder 2 løsningsmodeller:

Den fleksible værktøjsløsning til virksomheder, som ønsker selv at fastlægge procedurerne, eller som skal følge særlige standarder.
M-Files for Compliance indeholder alle de nødvendige værktøjer til at opbygge kvalitetsstyring på din måde.
Du skal bruge tid og sikkert konsulentbistand til at opbygge en sammenhængende løsning.

Den gennemprøvede pakkeløsning til virksomheder som er parat til at følge de metoder og procedurer, som M-Files har opstillet i samarbejde med en række større kunder indenfor hhv. ISO 9001 og medicinalbranchen.
M-Files Quality Management System (QMS) er klar til brug efter få uger.
Se mere på www.m-files.com/en/quality-management-qms

 

×

Brugervenlighed

På din PC er M-Files integreret direkte i Windows og MS Office. Kan du bruge en Windows Stifinder og Outlook, så kan du også bruge M-Files! Du får blot et ekstra drevbogstav (M:) i stifinderen og en ekstra mappe i Outlook. Når du gemmer der, popper M-Files op og spørger HVAD, du er ved at gemme - ikke HVOR, du vil gemme det. Resten håndterer M-Files for dig.
Når du skal finde dokumenter igen, er det lige så nemt. Du kan som regel huske HVAD, du leder efter - du skal ikke bekymre dig om HVOR, du har gemt det. Er du i tvivl, hjælper den indbyggede søgefunktion dig til lynhurtigt at finde de rigtige oplysninger.

På din telefon eller tablet giver en enkel App dig samme muligheder. Alle oplysninger er lige ved hånden. Du kan lægge ny dokumenter ind (f.eks. billeder, mails, filer hentet på nettet osv.), og du kan godkende fakturaer, tegninger o.l., så dine medarbejdere kan komme videre med deres opgaver, selvom du ikke er på kontoret.

Bruger du Mac, eller sidder du ved en fremmed computer, har du samme funktionalitet til rådighed i en webbrowser.
Samme enkle brugeroplevelse uanset hvor du er, og uanset hvilken enhed du benytter.

PC, iPad/tablet eller telefon

 

×

Datasikkerhed

M-Files samler alle oplysninger på en sikret server. Uanset om serveren står i dine bygninger, på et hostingcenter eller ligger i skyen, bliver alle oplysninger krypteret. Filerne bliver omdøbt og placeret i en folder, som almindelige brugere ikke har adgang til udenom M-Files. Du kan selvfølgelig altid hente oplysningerne ud via M-Files, men ikke udenom.

Dataoverførsler mellem brugerne og serveren bliver også krypteret med HTTPS - samme teknik som du f.eks. bruger på din netbank.

Der kan ligge lokale kopier af dokumenter på din PC, hvis du har tjekket et dokument ud, eller du har opmærket det til off-line brug. M-Files kan (ligesom andre programmer) ikke beskytte sådanne oplysninger. Det skal du selv gøre ved f.eks. at kryptere din harddisk med BitLocker eller tilsvarende.
Tilsvarende skal du selv sørge for sikkerheden på din telefon og iPad/tablet - f.eks. med et program, så du kan slette indholdet, hvis den kommer i de forkerte hænder, eller i det mindste med et sikkert kodeord til selve enheden.

Læs mere om datasikkerhed i denne PDF fil

Datasikkerhed

 

×

Versionsstyring

M-Files har som standard en indbygget versionering, der sørger for at opsamle historikken på hvert dokument. Så kan man efterfølgende se hvem, der har rettet i et dokument, og hvordan de tidligere versioner så ud. Hver gang dokumentet bliver bliver gemt med en rettelse, dannes der en ny version.
Det er tilstrækkeligt i mange situationer, men ikke, når der er tale om ”kontrollerede dokumenter” f.eks. i forbindelse med kvalitetsledelse, eller når det er officielle dokumenter, som skal igennem en godkendelsesproces inden offentliggørelse, og som eventuelt skal gennemgås og godkendes med faste intervaller. Her er der brug for i fortrolighed at kunne arbejde med et udkast til næste version, mens den gældende version stadig ligger synlig i systemet. Og når den ny version er godkendt og frigivet, skal den gamle version arkiveres, så brugerne ikke tager fejl og kommer til at bruge den. Det kan håndteres i tillægsmodulerne "Version Control" eller "Version Control Lite", som indgår i Compliance og QMS pakkerne, men som også kan købes særskilt.

Versionsstyring, Compliance & QMS
Versionsstyring, kontrolleret dokument

 

×

Arbejdsproces

M-Files giver dig mulighed for at definere de processer, I bruger i din virksomhed, så I kan håndtere processerne elektronisk og med fuld dokumentation. Det er ikke længere nødvendigt at sende papir rundt og vente på, at den ansvarlige kommer forbi sit skrivebord, så han kan godkende en regning, tegning eller aftale. I stedet får han en opgave i M-Files og evt. en påmindelse pr mail. Når opgaven er løst eller dokumentet godkendt, går det automatisk videre til næste trin i processen.
M-Files kan sende et dokument videre i forskellige retninger afhængigt af forud definerede kriterier. Kan en medarbejder f.eks. godkende fakturaer op til et vist beløb, sender M-Files fakturaer på små beløb til vedkommende, og de store går til chefen.
M-Files arbejdsproces kan også håndtere andre objekter som f.eks. vedligeholdelsesopgaver, projektstadier, ansættelsesforløb osv.

Arbejdsproces

 

×

M-metoden

Arbejdsproces
  1. Du bliver opmærksom på en udfordring i dine IT systemer.
  2. Vi analyserer problemet og afklarer mulighederne.
  3. Sammen aftaler vi, hvordan løsningen skal udføres.
  4. Vi implementerer den aftalte løsning – gerne i samarbejde med din IT afdeling.
  5. Du er tilbage i normal drift, men nu med en mere sikker og stabil løsning.