Bright Ideas
Karl Lausten
9862 2837
klausten@bright-ideas.dk

M-Files Standard, simpelthen nem dokumentstyring

Dit udbytte af dokumentstyring

  • Spar tid til at finde dokumenter. Alle dokumenter samles et sted. Du og dine folk kan hurtigt og nemt finde dine dokumenter både på kontoret, via opkobling over nettet og off-line. Brug PC, Tablet, Smart Phone eller Web som det passer dig.
  • Undgå tvivl om versioner. M-Files viser altid kun seneste version af et dokument, men du kan gå tilbage og se tidligere versioner, når du har brug for det. Aldrig mere sætte produktionen i gang ud fra en forældet tegning! Aldrig mere tvivl om, hvilken tegning, der blev brugt ved fremstillingen af kundens leverance for 2 år siden. Aldrig mere tvivl om indholdet af de standardvilkår, som blev udleveret til kunden sammen med kontrakten i november 2010.
  • Adgangskontrol. Du bestemmer hvem, der skal have adgang til de forskellige typer af dokumenter. Det er ikke nødvendigt at gemme dem forskellige steder. Og kun en ad gangen får mulighed for at rette i et dokument, så Peter og Poul kan ikke rette samme dokument på samme tid.
  • Styr på arbejdsgange. Du kan sidde i sommerhuset og godkende købsfakturaen via din PC, iPad eller SmartPhone inden, den bliver lagt til betaling. Du kan sikre at Per tager hånd om Pouls opgaver, hvis Poul bliver syg. Og det bliver dokumenteret i M-Files hvem, der har gjort hvad hvornår.
M-Files Standard, nem dokumentstyring, få styr på alle dine oplysninger M-Files find de rigtige oplysninger straks, så du kan komme videre med din dag

Korte demo videoer:

M-Files basis (2:40 min) M-Files søgning (2:10 min)
M-Files versionsstyring (2:25 min) M-Files adgangskontrol (3:50)
M-Files workflow (8:10 min) Se også den officielle
Guided Tour på M-Files.com

M-Files 2018 på vej.

IML - alle oplysninger tilgængelige fra et sted
M-Files arbejder på at udvide konceptet med metadata til også at dække dokumenter og andre objekter udenfor M-Files. Vi kalder det Intelligent Metadata Layer – IML. Og ikke nok med at rækkevidden udvides, der kommer også en vis automatik i tildeling af metadata. M-Files vil altså i fremtiden kunne håndtere oplysninger, der ligger mange forskellige steder både på dine egne servere og i forskellige Cloud løsninger, og M-Files vil selv kunne analysere disse data og knytte dem sammen ved hjælp af metadata. Dermed bliver M-Files det centrale knudepunkt for brugerne – de kan få adgang til oplysninger fra alle øvrige systemer gennem en enkel og brugervenlig platform. Læs mere på M-Files.com

M-Files forbinder systemerne indbyrdes

Hvorfor M-Files?

  • Håndterer alle typer filer, også CAD tegninger, billeder o.l.
  • Integration direkte i Windows Explorer - nem at bruge
  • Alle dokumenter placeret et centralt sted med rutinemæssig backup
  • Kun en ad gangen kan rette i et dokument
  • Off line adgang med automatisk synkronisering
  • Versionshistorik med mulighed for at sammenligne og rulle tilbage
  • Workflow - styr på arbejdsgange og godkendelsesprocedurer med fuld dokumentation
  • Styring af brugeres adgang til dokumenter
  • Integration til databaser og mail mv. er standard
  • Adgang fra SmartPhone, Tablet og Web - også til godkendelse af dokumenter
  • Cloud løsning tilbydes
  • Kan udbygges med:
    - flere brugere, flere sprog, flere servere
    - integration til ERP, CRM, CAD og mange andre applikation
    - digital signatur, Quality Management, scan & OCR mv.

Sikkerhed med M-Files

  • Alle filer er krypteret på serveren
  • Trafik mellem server og klient kan krypteres
  • Filer kan kun rettes, når de er tjekket ud i M-Files, ransomware kan ikke tilgå dem direkte.
  • M-Files gemmer alle rettelser som en ny version af filen. Hvis en fil skulle blive krypteret af ransomware, er det bare at gå tilbage til forrige version.

Gartner Magic Quadrant 2016

M-Files er i 2016 rykket frem til Visionaries. Det er gået stærkt siden M-Files første gang blev optaget i Gartners rapport i 2012. Det går også stærkt med salget. M-Files har nu over 500 forhandlere og er repræsenteret i over 100 lande. Salget har vokset med mere end 50% år for år gennem mindst 6 år. Det er imponerende i betragtning af at markedet generelt kun er vokset 5-10% om året i samme periode.
Hent din gratis kopi af rapporten her.

Forrester og Gartner

Begge analyseinstitutter har M-Files med i deres rapporter om Enterprise Content Management (ECM). Du kan hente rapporterne her:
Forrester ECM Vave Report
Gartner Magic Quadrant


M-Files knytter oplysningerne sammen.
M-Files kan hente stamoplysninger om diverse enheder fra eksisterende systemer. Brugeren knytter dokumenter til et ubegrænset antal af enheder – f.eks. flere projekter, flere medarbejdere osv. Du kan finde samme dokument uanset hvilken af disse enheder, du søger ud fra. Og du kan naturligvis lave fritekstsøgning på alle dokumenter og øvrige enheder.
M-Files holder også styr på versioner. Brugeren ser som udgangspunkt kun den nyeste version af et dokument - de øvrige ligger gemt bagved.
Kun en bruger ad gangen kan rette i et dokument.
Adgangsrettigheder styres ud fra de enheder, dokumentet er knyttet til. F.eks. kan adgang til projektdokumenter være begrænset til medarbejdere knyttet til projektet.
M-Files kan også knytte opgaver til dokumenter og til medarbejdere, medarbejdere til projekter, ordrer og projekter til kunder o.s.v.

 

M-Files nem dokumentstyring danner bro mellem strukturerede data i f.eks. bogføring og ustrukturerede dokumenter fra øvrige kilder

M-Files sætter strøm til dine procedurer.
Skrot papiret og lad folkene håndtere processen elektronisk uanset hvor, de opholder sig og hvilken terminal, de har ved hånden. Lad opgaven gå videre til en afløser, hvis en person er fraværende. Få en alarm, hvis det alligevel går i stå.
Ny dokumenter i en bestemt klasse går automatisk ind i den planlagte proces. Du kan oprette ny dokumenter i klassen uanset hvor, du befinder dig. Tag f.eks. et billede af dit rejsebilag og gem det direkte i M-Files til videre behandling.

M-Files workflow styrer dine dokumenter sikkert gennem processen - uden brug af papir

Brug M-Files til at uddelegere opgaver.
Hver bruger har sin egen liste over tildelte opgaver og kan markere dem som udført, når opgaven er løst. Både chef og medarbejdere har overblik og kan gribe ind, hvis frister nærmer sig overskridelse.
M-Files styrer også rutineopgaver, der skal gennemføres med faste mellemrum. Du får dokumentation på, at hver opgave er løst med kvittering fra den pågældende medarbejder.
Opgaver kan være knyttet til et eller flere dokumenter, kunder, projekter, udstyr eller andre enheder. Opgaven kan indeholde en nærmere beskrivelse og linke til en relevant vejledning.

 

M-Files Assignments giver overblik over udestående opgaver

Vi kan nemt lave en tilføjelse i konfigurationen, så du også kan styre opgaver, der skal løses igen og igen med faste intervaller.
Opgaverne sættes i kø med en fremtidig deadline, en varslingsdato og et interval for gentagelse. Opgaven kan knyttes til et dokument, en kunde, en maskine, en medarbejder osv. Når varslingstidspunktet nås, får medarbejderen besked, og der dannes automatisk en ny opgave fremdateret med det angivne interval.
Sæt evt. en afdeling eller gruppe på som ansvarlig og lad dem selv fordele internt.
Du får oversigter pr kunde, pr medarbejder, pr måned osv., og du får dokumentation for hvornår opgaven er løst og af hvem.

Overblik, periodiske opgaver

M-Files giver sikker adgang til dine data uanset hvor og hvornår, du har brug for det.
M-Files Desktop til Windows, M-Files Mobile til iOS, Android og Windows Phone, og M-Files Web til øvrige platforme giver dig en krypteret forbindelse til din server uanset hvor i verden, du måtte befinde dig.
Du kan også gøre oplysningerne tilgængelig for off-line brug, så du ikke behøver en internetforbindelse for at kunne arbejde. I så fald synkroniseres dine data automatisk med serveren næste gang, du får forbindelse.

Serveren kan være i Cloud, på dit kontor, hos et hostingfirma eller som en kombination med automatisk replikering

 

M-Files giver sikker adgang uanset hvor, du befinder dig.

Du kan købe 4 typer af licenser til M-Files:

  • Named Users (hver bruger sin licens)
  • Concurrent Users (en licens til hver samtidig bruger, så folk der arbejder på skift eller kun er logget på lejlighedsvis kan deles om en pulje af licenser)
  • Read Only Users (giver adgang til at læse men ikke tilføje eller redigere oplysninger i M-Files).
  • Server (en licens til hver server). Server licensen er gratis ved små installationer på egen eller hosted server. Store serverinstallationer og afvikling på M-Files Cloud koster et beløb.
Købsprisen tillægges 1 års abonnement på support og opdateringer. Derefter kan du forlænge abonnementet, eller du kan vælge at fortsætte brugen af programmet i den aktuelle version så længe du lyster. Købte licenser kan installeres på egen server eller på en hosted server (On Premise).
Du kan også vælge af leje licenser til installation på egen eller hosted server, eller du kan vælge en Cloud løsning, hvor programmet afvikles på Microsoft Azure platformen og serviceres af M-Files. Lejede licenser og Cloud licenser betales med en pris pr bruger pr måned med afregning helårsvis forud. Antallet kan løbende justeres i forhold til behovet.
Kontakt os for nærmere oplysninger og priser.
Programmerne kan downloades og prøvekøres gratis med fuld funktionalitet for 1 bruger i 30 dage.
Du kan downloade og tage programmerne i brug i prøveperioden, og så bestille licens pr mail hos os til levering inden prøveperioden udløber.

Licenskontrollen ligger på serveren. Klientdelen kan installeres på et ubegrænset antal maskiner, så samme medarbejder kan bruge forskellige maskiner på skift. Klienten kan logge sig op på flere forskellige M-Files servere, eller på flere Vaults på samme server.
Licensen kan udnyttes både gennem Windows Desktop programmet, gennem Web-access og gennem Mobile Apps til iPhone, Android og Windows phone.

Integration med særlige, eksisterende systemer, Big Data analyser

Vi samarbejder med Dataproces når M-Files skal forbindes med gamle systemer, som ikke tilbyder et interface til dataudveksling. Dataproces har også specialister som kan hjælpe med at analysere store data sæt. Se deres introduktion her.

Skab forbindelser med 2R-Sync

Forbind M-Files direkte til Cloud-baserede systemer som e-Conomic og indirekte via Elastic.io til ca 75 andre løsninger. Det virker uanset om du har M-Files kørende på din egen server eller du bruger M-Files i Cloud.