Modulopbygget informationsstyring

M-Files Discovery udnytter Cloud-baserede services med kunstig intelligens og maskinlæring til intelligent dokumenthåndtering.

M-Files Discovery hjælper dig med at finde, klassificere og kategorisere oplysninger på tværs af alle de tilknyttede dokumentsamlinger.
Typisk er det kun en lille brøkdel af dine filer, som indeholder følsomme oplysninger eller som har værdi på længere sigt, men disse følsomme og værdifulde filer kan ligge mere eller mindre tilfældigt mellem alle de øvrige ting. Derfor kan det være ekstremt hjælpsomt at få systemet til at udpege de relevante filer og automatisk "forfremme" dem til dokumenter i M-Files. Der bliver blot oprettet en post i databasen med link til det sted, hvor dokumentet i sin tid blev placeret, og med alle de relevante metadata og arbejdsprocesser direkte i databasen. Hvis det ikke er muligt at beskytte dokumentet tilstrækkeligt der, hvor det oprindeligt blev placeret, kan det overføres til sikker opbevaring i M-Files eget dokumentbibliotek.
Du får overblik og hurtig adgang til alle vigtige oplysninger på tværs af alle tilknyttede dokumentsamlinger.

M-Files Discovery kombinerer det lokale moduler "Information Extractor" med de Cloud-baserede modul "Smart Classifier" og "Smart Metadata".
"Smart" modulerne benytter selvlærende algoritmer. Systemet observerer, hvad du gør, eller analyserer, hvad du allerede har gjort, og oplærer derved sig selv til at gøre det samme - bare meget hurtigere! "Smart" modulerne vurderer den sammenhæng, hvori et resultat bliver fundet, of foreslår kun resultatet i det relevante metadata felt.

M-Files Discovery er med i Professional og Enterprise udgaverne.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

"Smart" modulerne benytter selvlærende algoritmer. Systemet observerer, hvad du gør, eller analyserer, hvad du allerede har gjort, og oplærer derved sig selv til at gøre det samme - bare meget hurtigere! "Smart" modulerne vurderer den sammenhæng, hvori et resultat bliver fundet, og foreslår kun resultatet i det relevante metadata felt. Smart modulerne er baseret på Cloud services uanset, om du har M-Files liggende på egen server eller i skyen. Modulerne trækker simpelthen på meget kraftige servere, der er specialiseret til at køre kunstig intelligens (Artificial Intelligence, AI).

M-Files Smart Metadata holder øje med, hvilke oplysninger, brugerne udvælger fra et dokument, og lærer dermed at skelne mellem vigtige og uvæsentlige oplysninger. Der kan f.eks. sagtens være flere datoer som dokumentdato, underskriftsdato, ikrafttrædelsesdato og udløbsdato på en kontrakt. Smart Metadata lærer hurtigt at se, hvad der er hvad, og lægge den rigtige dato ind i det relevante felt. Samme teknik kan bruges til andre felter såsom kunde og kontaktoplysninger. Når maskinlæringen har virket længe nok til, at systemet føler sig rimeligt sikker i udvælgelsen, foreslår det automatisk data til de enkelte felter. Brugeren kan så nøjes med at godkende forslagene, hvis de ser rigtigt ud. M-Files forventer at kunne tage skridtet fra forslag til automatisk udfyldelse i løbet af 2023.

M-Files "Smart Classifier" kan på tilsvarende vis lære at skelne mellem forskellige typer og dokumenter og lægge kontrakter, fakturaer og certifikater ind i hver sin klasse.

M-Files Smart Migration bygger videre på ovenstående og kan selv migrere dokumenter fra f.eks. dine gamle netværksfoldere eller fra SharePoint til M-Files mens dokumentet automatisk bliver klassificeret og får tilføjet metadata.

M-Files Smart modulerne er med i Business platformen.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

M-Files kan kobles sammen med Adobe Sign, DocuSign eller Visma Sign.
Det giver dig mulighed for at sende kontrakter og andre dokumenter ud til dine kunder eller partnere og få dem retur med en juridisk gyldig digital signatur.

Opkoblingen til Digital Signatur er med i Team og Business platformene.
Du skal tegne særskilt abonnement hos den/de relevante leverandør(er) af digitale signaturer.

Hvis du har brug for elektroniske eller digitale signaturer internt for dokumentere, at en given bruger har godkendt en instruks eller et dokument, eller du har brug for digitale signaturer for at dokumentere overfor tredjepart, at et givet dokument er udstedt og signeret af din virksomhed, skal du bruge Enterprise udgaven af M-Files.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

M-Files kan kobles sammen med SharePoint, Google Drive, SalesForce, MS Dynamics samt en række andre eksterne biblioteker.
Det giver dig adgang til dokumenter og data i disse eksterne biblioteker direkte fra M-Files.

Opkobling til SharePoint, Google Drive, SalesForce, og MS Dynamics er med i Professional og Enterprise udgaverne.
Der kan tilkøbes forbindelse til One Drive, Documentum, FileNet P8, iManage, Laserfiche, OpenText, Amazon S3 m.fl.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

M-Files på Business platformen kan sættes op med flere parallelle servere og en enhed til at fordele trafikken. Hvis en af serverne går ned, tager de andre over uden, at brugeren mærker det.
I den opstilling kan M-Files håndtere mange tusinde brugere og samtidig garantere meget høj oppetid.

Multi server mode kan tilkøbes på Teams platformen

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

M-Files tilbyder en række tillægsmoduler, som sammen med en særlig struktur i databasen danner en komplet løsning til kvalitetsledelse (Quality Management System, QMS). Løsningen omfatter håndtering af:

• Kontrollerede dokumenter (politikker, standard procedurer m.v.)
• Ændringer i ovennævnte dokumenter gennem en styret proces.
• Medarbejdere og deres kvalifikationer, herunder om de har læst de relevante standardprocedurer og deltaget i nødvendige kurser for at løse en bestemt opgave.
• Udstyr, aftaler, kontrakter mv. Kalibrering, fornyelser og andre opgaver vedr. disse objekter
• Dokumentation vedr. afvigelser og hændelser, korrigerende og forebyggende handlinger (CAPA).
• Håndtering af Audits og dokumentation desangående.
• Risici og muligheder.
• Rapportering.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

Tekstanalyser af ny dokumenter udført lokalt på din server:

• Tekstanalyse, hvor indholdet af et dokument sammenlignes med eksisterende objekter i M-Files såsom kunder, kontaktpersoner, projekter ol. Hvis systemet finder et nøjagtigt match på navnefeltet eller et foruddefineret alias, bliver objektet foreslået som metadata.
• Tekstanalyse, hvor indholdet af et dokument sammenlignes med forud definerede tekstmønstre.
  Det kan f.eks. være telefonnumre, adresser, CPR-numre ol. Det kan også være en bestemt tekststreng efterfulgt af f.eks. et beløb, hvor du kun ønsker at aflæse beløbet (f.eks. "Total kr: nnnn)
  Hvis systemet finder noget, der ligner det kendte mønster, bliver indholdet foreslået som metadata.
• Tekstanalyse, hvor indholdet af et dokument sammenlignes med eksisterende objekter i eksterne lister såsom CVR registeret og andre offentligt tilgængelige kilder. Hvis systemet finder et nøjagtigt match, bliver objektet foreslået som metadata.
  Adgang til sådanne eksterne lister skal konfigureres særskilt og kan kræve en licens fra den pågældende udbyder.

Analyserne udføres, når ny dokumenter lægges ind i M-Files, og når brugeren beder systemet analysere et eksisterende dokument.

Hvis der er flere resultater som passer ind samme sted, vises alle resultaterne som forslag.
Information Extractor kan ikke vurdere om det passer ind i sammenhængen.

Information Extractor er med i M-Files Base, Team og Business platformene.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

Forbindelse til netværksfoldere placeret lokalt på din server.

Benyttes til at gøre eksisterende filer placeret lokalt i dit netværk tilgængelig i M-Files. Brugerne kan både læse og skrive i filerne direkte fra M-Files, hvis de har de fornødne rettigheder på det lokale drev.

Isolerede data i forskellige siloer bliver nu tilgængelige og søgbare for alle relevante brugere. Du kan uden begrænsninger forbinde flere adskilte netværksfoldere til M-Files.

Alle filer på netværksdrevet kan gøres tilgængelige og søgbare i M-Files uden, at det påvirker filerne direkte. Der er ingen begrænsninger i filtyper, men fuldtekstsøgning virker naturligvis kun på tekstbaserede filer. M-Files opretter metadata internt i sin egen database og gemmer blot et link til filen.

Forbindelsen kan sættes op, så brugernes eksisterende adgangsbegrænsninger til indholdet også gør sig gældende i M-Files. Det forudsætter at brugeren enten logger sig ind i M-Files med samme brugerkonto som på det lokale netværk, eller at brugeren gennemfører en særskilt login til netværksfolderen, når han ønsker adgang gennem M-files.

Løsningen virker kun, hvis adgang til netværksfolderen styres af en Windows Domain Controller eller af en LDAP server.
Løsningen virker ikke, hvis adgangen styres af en Linux server eller tilsvarende, som det typisk er tilfældet på mindre NAS bokse mv.
Løsningen har også visse begrænsninger, hvis netværksfolderen ligger direkte på den server, som har Domain Controller rollen. Det hænger sammen med begrænsninger i brugernes rettigheder på en Domain Controller.

Forbindelse til netværksfoldere placeret på andre servere.

Ved at installere "Ground Link Proxy" på den anden server kan du etablere en sikker, krypteret forbindelse mellem M-Files serveren og den anden server uanset, hvor i verden den står. Derefter kan du etablere en netværksforbindelse som beskrevet ovenfor.

Network Folder Connector er med i M-Files Base, Team og Business platformene.

M-Files, nem dokumentstyring!

Microsoft platforme.

M-Files tilbyder Connectors til både Sharepoint Online, SharePoint Server og OneDrive for Business, så du kan få indholdet vist i M-Files sammen med indhold fra alle de øvrige dokumentsamlinger.
Der er også mulighed for at installere M-Files Web Parts i SharePoint, så alt indhold fra M-Files og tilsluttede dokumentsamlinger og datakilder vises i SharePoint.
På samme måde kan indhold fra Teams vises i M-Files, og indhold fra M-Files kan gøres tilgængeligt i Teams.
I begge opsætninger kan du udnytte alle funktioner i M-Files inklusive fuldtekstsøgning, workflows og visninger baseret på virtuelle foldere.

Med opkobling til Dynamics 365 kan du hente stamdata på kunder, projekter, sager og andre relevante objekter ind i M-Files, så du har dem ved hånden i seneste version og kan knytte andre oplysninger til dem. Data skal kun vedligeholdes eet sted!

M-Files kan også hente data ind fra Exchange og integreres med Salesforce.

Læs mere på catalog.m-files.com

SharePoint og Salesforce connector er med i alle platforme, Google Drive og Dynamics 365 connector er med i Team og Business platformene, øvrige connectors kan tilkøbes.

Google Drive.

Med M-Files Google Drive Connector kan du få indhold fra GoogleDrive vist i M-Files sammen med indhold fra alle de øvrige dokumentsamlinger.
Forudsat dokumentet eller den folder, hvori det er placeret, deles med M-Files Indexer-brugeren, bliver indholdet søgbart, og der kan tilføjes metadata mv. i M-Files.
Hvis brugeren har de fornødne rettigheder i Google Drive, kan filerne åbnes og redigeres fra M-Files.

Læs mere på catalog.m-files.com

Google Drive forbindelsen er med i Team og Business platformene.

Forbindelser til andre eksterne systemer

M-Files og partnere er klar med en række Connectors til diverse eksterne systemer. Flere er undervejs både fra M-Files selv og fra partnere rundt om i verden, så i løbet af få år vil du kunne bruge M-files som fælles indgang til de fleste af dine eksisterende systemer.
Her er et par eksempler på forbindelser, som er allerede klar:

• Amazon S3 Connector
• OpenText Content Server Connector
• OpenText eDocs Connector
• SAP ArchiveLink

Se hele listen her.

Connectors henter som udgangspunkt IKKE dokumenter ind i M-Files. Du kan se, søge i, og arbejde med dokumenter og andre oplysninger der, hvor de ligger i forvejen. Du kan tilføje metadata i M-Files og på den måde ophøje dokumenter til "managed documents" - stadig uden at importere noget. Og du kan, hvis du selv ønsker det, importere oplysninger og dokumenter.
Der kommer ultimo 2021 en mulighed for automatisk import af indhold via disse Connectors. Det kan være relevant, hvis du ønsker at nedlægge et eller flere af de gamle systemer.
I mellemtiden kan du evt. vælge at køre en delvis implementering, hvor nogle afdelinger benytter M-Files, og andre gør, som de plejer.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

Metadata er oplysninger om de objekter (dokumenter, kunder, projekter o.s.v.), som ligger i systemet.

Klassifikation
  Hvad er det? F.eks. aftale, faktura, referat, tegning.

Relationer til andre objekter
  F.eks. tilbud relateret til kunde, opgave relateret til en medarbejder, et projekt og/eller en maskine o.s.v.

Adgangsrettigheder
  Hvem må læse, rette, slette, eller ændre i rettighederne?
  Kan variere i forskellige stadier af en arbejdsproces.
  Kan afhænge af relationerne til andre objekter.

Livscyklus
  Dokumentdato, udløbsdato, fornyelsesdato, stadie i arbejdsprocessen, version etc.

Automatiske metadata
  Revisionsspor, hvem har gjort hvad og hvornår.

Strukturen opbygges individuelt for hver enkelt virksomhed og tilpasses virksomhedens behov.
Vi har naturligvis skabeloner, som kan danne udgangspunkt for opbygningen i forskellige situationer.
Du kan til enhver tid rette i konfigurationen, så den følger med udviklingen i din virksomhed.

M-Files, nem informationsstyring!

Licensmodel

Licenser tilbydes kun på abonnement.
Der betales altid forud for 12 mdr. ad gangen.

Du kan vælge mellem og kombinere 3 typer af brugerlicenser:

• Navngivne brugere
• Samtidige brugere
• Brugere kun med læseadgang

Du kan selv sørge for en server i egne lokaler eller et hostingcenter, eller du kan benytte M-Files Cloud.
Større opsætninger på egen server kræver en Microsoft licens til SQL server.
En startpakke omfatter minimum 5 licenser til navngivne brugere.
Visse tillægsmoduler benytter tredjeparts software, som der skal betales en særskilt tillægslicens for.

Licenserne kommer til 3 platforme med stigende funktionalitet og pris:

• Base - elementære funktioner. Kun til brug på egen server.
• Team - inkluderer relevante features til de fleste mellemstore virksomheder. Kan leveres som Cloud løsning.
• Business - inkluderer avancerede features som kunstig intelligens med maskinlæring, og multi-server mode. Kan leveres som Cloud løsning.

Der kan tilkøbes en række Add-ons til at håndtere særlige funktioner og opkoblinger mod andre systemer.

Vi kan hjælpe med at sammensætte en licenspakke, der giver mening i din virksomhed!

M-Files Team platformen giver ekstra funktionalitet med kunstig intelligens placeret på din egen server.
I Business platformen er der desuden avanceret kunstig intelligens og maskinlæring placeret på servere i skyen. Din M-Files server kommer simpelthen til at samarbejde med store servere i skyen uden at flytte data, men med alle de kræfter, de store servere kan stille til rådighed, når du har brug for det!

Funktionalitet pr platform:

Begrænsninger i Cloud:

• 10 GB plads pr navngiven bruger. Ekstra plads kan tilkøbes.
• Max 40 millioner objekter i databasen.

Hver serverlicens kan benyttes til 1 produktionsserver, 1 test server og 1 udviklings­server.

På egen server med Base platform kan der max laves fuldtekst­i 1 million dokumenter.

Tilkøbsmuligheder

• Indbygget bruger­interface til Salesforce.
• Avanceret Outlook Add-in.
• Versionskontrol udover den indbyggede i en let og en avanceret udgave.
• Change Request modul.
• Training Management modul.
• Hubshare - webbaseret modul til eksternt samarbejde med kunder, leverandører mv.
• PDF Processor - tilføje vandmærker, dato, underskrifter o.l. på PDF.
• Controlled Printing, Print & Download Prevention - begræns muligheder for at hente oplysninger ud af systemet.
• Avanceret workflow modul.
• Avanceret notifikations­modul.
• Avancerede lognings­moduler.
• Avancerede elektroniske og digitale signatur­moduler (interne dokumenter og andre objekter, f.eks. godkendelser).
• Brugergodkendelse med AD FS, OKTA, eller Google Authentication.
• Azure Key Vault integration - kontroller selv dine krypteringsnøgler.

M-Files, nem informationsstyring!

M-Files Academy - User Lite er online undervisning til brugerne, når direkte i M-Files Desktop programmet.

Denne video giver en kort introduktion:

Der er fri adgang til User Lite til alle brugerne på de ny M-Files Platform licenser.
Med ældre M-Files licenser skal modulet tilkøbes.

Din M-Files administrator har fuld adgang til de relevante kursusmoduler og certificeringer M-Files Academy.

M-Files, nem informationsstyring!