Bright Ideas
Karl Lausten
9862 2837
klausten@bright-ideas.dk
Bright Ideas
Mejsevej 8
DK-9600 Aars
CVR 2685 5969




 Menu
Start­side M-Files moduler Intelligent dokument­håndtering Refe­rencer Om os Fjern­support English Cookie
Cookies og privatliv

Modulopbygget informationsstyring

Betal kun for det, du selv kan tjene på!

M-Files er en modulopbygget løsning, hvor du kan starte med en enkeltmands-virksomhed og bygge ud og på efterhånden som virksomheden vokser.
Om det så bliver til en multinational koncern med tusindvis af ansatte i mange lande, kan M-Files stadig følge med!
M-Files er en fremtidssikker løsning uanset, hvorfra du starter!


Alt er styret
af metadata


M-Files
licenser


M-Files
Academy


Grundmodulet giver dig alt, hvad du behøver til enkel dokument- og informationsstyring.

  • Du kan konfigurere M-Files, så det passer til jeres måde at gøre tingene på.
    M-files kommer IKKE med en standardopsætning, som du skal passes ind i. Men vi har naturligvis skabeloner til forskellige typer af virksomheder, som du kan benytte som udgangspunkt.
  • Du kan koble M-Files sammen med dit bogholderi og andre lokale systemer.
  • Dine folk får sikker adgang til M-Files fra PC, telefon, tablet og web.
  • Du kan bygge ud med flere brugere efterhånden som virksomheden vokser.
  • Du kan selv lave oversættelser af din opsætning til flere sprog, når du får udenlandske folk.
  • Du kan flytte serveren til et datacenter eller lægge det hele i skyen, når det passer dig.
  • Du kan tilkøbe moduler og pakkeløsninger fra M-Files og de mange samarbejds­partnere rundt om i verden. Udbuddet vokser hurtigt. Du kan også lade dine egne IT folk udvikle moduler, hvis det bliver relevant.

Mere om M-Files kvalitetsledelse Mere om M-Files og GDPR White Paper, M-Files and GDPR

M-Files Online

M-Files Online - nyt licenstilbud

M-Files tilbyder fra august 2018 primært licenser i abonnement. M-Files Online licensen kan bruges enten på egen server, i skyen eller i en hybrid opsætning med begge dele. M-Files Online giver ekstra features i forhold til de hidtidige licenser. Udover grundmodulet M-Files 2018 indeholder den også adgang til IML Basis, 3 elementer af kunstig intelligens, 1 forbindelse til eksterne systemer (netværksfolder), og adgang til at bruge en mindre vault i skyen. M-Files Online opdateres automatisk hver måned.

M-Files 2018 kan i en overgangsperiode stadig anskaffes som købelicens. Eksisterende licenser kan fortsat benyttes uden ændringer.


M-Files Online brochure

M-Files Back Office

M-Files Back Office - ny pakkeløsning

M-Files har sammensat en pakkeløsning til mindre virksomheder med ca 10 - 75 brugere. Pakken indeholder, det sådanne virksomheder typisk har brug for:

  • M-Files Online jf. ovenfor.
  • OCR tillægsmodul, så scannede dokumenter kan indekseres og fuldtekstsøges.
  • DocuSign tillægsmodul til elektronisk underskrift på kontrakter mv. (kræver licens hos DocuSign).
  • Udvalgte funktioner (light-versioner) fra en række løsningspakker til håndtering af bogføringsdokumenter, HR, kontrakter, kunder (CRM) og projekter.
  • Arbejdsprocesser (WorkFlows) til en række typiske opgaver.

Pakkeløsningen er konfigureret med adgangsbegræsninger baseret på brugergrupper, som svarer til de relevante arbejdsfunktioner. Gruppen kan uden videre synkroniseres med eksisterende grupper på Windows serveren. Pakken kan nemt tilpasse de aktuelle forhold i den enkelte virksomhed.

 

 

M-Files Bronze Partner

Nyheder

Tilmeld dig vort
nyhedsbrev

M-Files Online - nyt tilbud med M-Files grundmodul, IML basis, forbindelse til netværksfolder og automatisk forslag til metadata (kunstig intelligens).

M-Files Online

M-Files Back Office - Pakkeløsning til virksomheder med ca 10 – 75 brugere.

M-Files Back Office

Bright Ideas på sociale medier

LinkedIn
Google+
Facebook
×

M-Files 2018 basis

M-Files er en brugervenlig løsning til informationsstyring, som grundlæggende bygger på, at det er nemt at huske HVAD men ikke HVOR.
Når du lægger oplysninger ind i M-Files, bliver du spurgt om HVAD, du har gang i?
Er det en ny kunde, bliver du spurgt om kundens adresse mv.,
er det en ny købsfaktura, bliver du spurgt om leverandør og måske om hvilket projekt, indkøbet vedrører,
er det en ansættelsesaftale, bliver du spurgt om hvilken medarbejder, det drejer sig om.
Du kan godt knytte flere projekter eller flere medarbejdere til et dokument.

M-Files knytter det nye objekt sammen med de eksisterende ud fra dine svar, og opbygger hurtigt et netværk af sammenhænge mellem objekterne.
Du vil kunne genfinde din købsfaktura ved at kigge under leverandøren, under købsfaktura, under den eller de medarbejdere, som har godkendt fakturaen, under fakturadatoen, under projektet osv.
Altsammen baseret på HVAD - ikke HVOR.

M-Files basis kan importere stamoplysninger om f.eks. dine kunder, leverandører, medarbejdere, projekter ol. fra eksisterende databaser - typisk din bogføringsløsning. På den måde behøver du kun vedligeholde oplysningerne et sted, og M-Files vil straks have en struktur, som du kan knytte dine dokumenter op mod.

M-Files integrerer med Outlook, så du lynhurtigt kan lægge relevante mails over, knytte dem til kunder, projekter osv. og gøre dem tilgængelige for dine kolleger.

M-Files kan importere dokumenter fra netværksdrev på samme lokalnet, eller du kan nøjes med at linke til filerne, så de bliver synlige i M-Files uden at blive importeret. Det sidste sætter dog begrænsninger i søgemulighederne, så det anbefaler vi sjældent.

M-Files integrerer med Microsoft Office, så du f.eks. kan lave skabeloner i Word og lade M-Files udfylde felter med navn og adresse på kunden, et løbenummer på dokumentet osv.

 

×

M-Files og tredjeparts tillægsmoduler

M-Files og diverse tredjeparter tilbyder er række tillægsmoduler, som kan være relevante i forhold til særlige opgavetyper eller opsætninger.
Det kan f.eks. være:

  • et OCR modul til tekstgenkendelse på indskannede billedfiler
  • et importværktøj til at overvåge en folder på et lokalt drev og sende ny filer til en M-Files server på et hostingcenter eller i skyen
  • et integrationsmodul til SQL databaser
  • et integrationsmodul til Sharepoint, SAP, Salesforce eller andre eksterne systemer
  • et modul til elektroniske underskrifter
  • en tredjeparts klient til brug på Mac computere
  • et tredjeparts modul til synkronisering mod diverse cloud-baserede systemer
  • et tredjeparts modul til automatisk import af mails med "regex" funktioner til genkendelse af metadata fra både emne og indhold

Der kommer hele tiden ny moduler på markedet. Mange men ikke alle er listet på catalog.m-files.com
Kontakt os for vejledning, når du har særlige behov.

Du betaler kun for det, du selv kan tjene på!

M-Files, nem informationsstyring!

 

×

M-Files løsningspakker

Quality Management System, Contract Management, GDPR og HR er eksempler på pakkeløsninger, hvor du køber en færdigkonfigureret skabelon med opsætning til et bestemt formål.
Pakkerne kommer som regel til at køre særskilt for at dække behovet i hver sin arbejdsfunktion.

QMS er en komplet pakke til kvalitetsledelse under ISO 9001 eller GMP annex 11 (i medicinalbranchen). Pakken kommer med fastlagte arbejdsprocesser og skabeloner til Standard Operating Procedures. Du tilpasser din virksomhed til systemet, og så er du igang i løbet af kort tid.
M-Files kvalitetsledelsesmoduler
Se mere under linket for hver af pakkerne nedenfor.

De øvrige pakker er bygget op på samme måde men tilpasset hver sit formål. Listen omfatter:

M-Files, nem informationsstyring!

 

×

M-Files Intelligent Metadata Layer, basismodul

IML Basis giver dig mulighed for at udbygge M-Files med med forbindelser til en lang række andre IT-løsninger, så du gennem M-Files får adgang til alle dine data uden at flytte dem og uden at tvinge alle brugere over i M-Files.
Du kan benytte de sædvanlige M-Files søgninger, arbejdsprocesser og andre funktioner på alle data på tværs af systemerne.
Du kan med hjælp fra Intelligens-modulet tilføje metadata til dine filer uanset hvor, de ligger, og uden at påvirke original-filerne. Filerne bliver registreret i M-Files databasen med link til originalen.
IML skaber en fælles indgang til alle dine data og stiller den til rådighed for dig og dine folk uanset om I sidder på kontoret eller er på farten!

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

M-Files IML overblik

 

×

IML forbindelser til eksterne systemer

M-Files er klar med en række IML Connectors til eksterne systemer. Flere er undervejs både fra M-Files selv og fra partnere rundt om i verden, så i løbet af få år vil du kunne bruge M-files som fælles indgang til de fleste af dine eksisterende systemer.
Her er en liste over forbindelser, som er klar eller forventes at blive det i løbet af 1. halvår 2018:

  • Network Folder Connector
  • Sharepoint Online Connector
  • Sharepoint Server
  • Dropbox Connector
  • Box Connector
  • Google Drive Connector
  • OneDrive for Business Connector
  • Amazon S3 Connector
  • Syncplicity Connector
  • Laserfiche Connector
  • OpenText Content Server Connector
  • iManage Connector
  • IBM FileNet Connector
  • Microsoft Exchange Connector
  • Docuware Connector
  • Documentum Connector
  • OpenText eDocs Connector
  • Hyland OnBase Connector

IML Connectors henter som udgangspunkt IKKE dokumenter ind i M-Files. Du kan se, søge i, og arbejde med dokumenter og andre oplysninger der, hvor de ligger i forvejen. Du kan tilføje metadata i M-Files og på den måde ophøje dokumenter til "managed documents" - stadig uden at importere noget. Og du kan, hvis du selv ønsker det, importere oplysninger og dokumenter.
Der kommer senere en mulighed for automatisk import af indhold via disse Connectors. Det kan være relevant, hvis du ønsker at nedlægge et eller flere af de gamle systemer.
I mellemtiden kan du evt. vælge at køre en delvis implementering, hvor nogle afdelinger benytter M-Files, og andre gør, som de plejer.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

 

×

Intelligent dokumenthåndtering

M-Files er klar med forskellige typer af analyse i IML:

  • Tekstanalyse, hvor indholdet af et dokument sammenlignes med eksisterende objekter i M-Files såsom kunder, kontaktpersoner, projekter ol. Hvis systemet finder et nøjagtigt match, bliver objektet foreslået som metadata.
  • Tekstanalyse, hvor indholdet af et dokument sammenlignes med eksisterende objekter i eksterne lister såsom CVR registeret og andre offentligt tilgængelige kilder. Hvis systemet finder et nøjagtigt match, bliver objektet foreslået som metadata.
  • Tekstanalyse, hvor indholdet af et dokument sammenlignes med forud definerede tekstmønstre. Det kan f.eks. være telefonnumre, adresser, CPR-numre ol. Hvis systemet finder noget, der ligner et kendt mønster, bliver indholdet foreslået som metadata.
  • Billedanalyse, hvor M-Files sender billedet til Microsoft til analyse og får forslag til metadata retur. Dette kræver et abonnement på Microsoft Cognitive Services. Billedanalysen kan give generelle oplysninger om indholdet af billedet, men ikke detaljer om personer eller produkter.
  • Maskinlæring, hvor systemet træner sig selv i at genkende forskellige typer af dokumenter ud fra de beslutninger, brugerne tager eller allerede har taget, f.eks. købsfakturaer, aftaler ol., så systemet efterfølgende automatisk kan foreslå, at et nyt dokument klassificeres på den tillærte måde.
  • Tekstanalyse med gennemsøgning af både lokale og eksterne dokumentsamlinger med henblik på at finde dokumenter med f.eks. følsomt indhold og markere dem til nærmere gennemgang eller særlig beskyttelse. Systemet kan analysere 100 - 200 dokumenter i minuttet! Læs mere under "Kunstig intelligens i skyen".

Analyserne supplerer hinanden, så de tilsammen kan opnå høj sandsynlighed og dækning i de foreslåede resultater.

M-Files kunstig intelligens

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

 

×

Dokumenthåndtering med kunstig intelligens i skyen

M-Files IML udnytter Cloud-baserede services med kunstig intelligens og maskinlæring til intelligent dokumenthåndtering:

M-Files Smart Classifiers benytter selvlærende algoritmer. Systemet observerer, hvad du gør, eller analyserer, hvad du allerede har gjort, og oplærer derved sig selv til at gøre det samme - bare meget hurtigere!
Løsningen kræver IT-ressourcer, som almindelig virksomheder normalt ikke har til rådighed. Derfor benytter løsningen et abonnement på Cloud-baserede systemer, hvor mange virksomheder tilsammen finansierer udvikling og drift og dermed får adgang til meget avancerede funktioner.

Hvis du går i gang med at lægge en ny type dokumenter ind i M-Files, forsøger systemet at afkode de ting, der er karakteristiske for netop den dokumentklasse. Efter at have observeret 50 - 75 dokumenter er systemet selv i stand til at foreslå den rigtige klasse for ny dokumenter af samme type. Når du godkender eller afviser systemets forslag, lærer systemet lidt mere og bliver mere og mere sikker i sin klassificering.
Hvis du allerede har en bunke dokumenter, som er klassificerede, når du tilføjer Smart Classifier modulet, vil systemet gå i gang med at analysere disse dokumenter. Det fungerer på samme måde som ovenfor. Efter at have analyseret tilstrækkeligt mange dokumenter, bliver systemet meget sikker i sin klassificering.

Når systemet har lært tilstrækkeligt til at håndtere de relevante dokumenter, kan du sætte det igang med at gennemgå eksterne arkiver (data placeret i andre systemer end M-Files) via M-Files Repository Sensor. Den kunstige intelligens vil udvælge de dokumenter, som indeholder værdifuld information, klassificere dem og linke dem op mod f.eks. kunder, leverandører, projekter, sager, medarbejdere eller hvad der nu måtte være relevant i din organisation. Og det sker vel at mærke uden ændre ved dokumenterne i det eksterne arkiv og uden at importere dem til M-Files! Der bliver blot oprettet et objekt i M-Files databasen med de relevante metadata og indekseringer, og så med et link til selve dokumentet i det eksterne arkiv.

M-Files kunstig intelligens

M-Files Image Analysis fungerer på samme måde. Dine billeder bliver sendt til en Cloud-baseret service for analyse. Servicen sender resultatet tilbage, så det kan tilføjes som metadata til billedet.

M-Files Smart Subjects vil automatisk kunne tilføje et relevant emne-felt ud fra en analyse af indholdet. Dette modul fungerer p.t. kun på engelsk og finsk. Det kommer senere på flere sprog.

M-Files, intelligent dokumenthåndtering!

 

×

M-Files metadata

Metadata er oplysninger om de objekter (dokumenter, kunder, projekter o.s.v.), som ligger i systemet.

Klassifikation
  Hvad er det? F.eks. aftale, faktura, referat, tegning.

Relationer til andre objekter
  F.eks. tilbud relateret til kunde, opgave relateret til en medarbejder, et projekt og/eller en maskine o.s.v.

Adgangsrettigheder
  Hvem må læse, rette, slette, eller ændre i rettighederne?
  Kan variere i forskellige stadier af en arbejdsproces.
  Kan afhænge af relationerne til andre objekter.

Livscyklus
  Dokumentdato, udløbsdato, fornyelsesdato, stadie i arbejdsprocessen, version etc.

Automatiske metadata
  Revisionsspor, hvem har gjort hvad og hvornår.

Strukturen opbygges individuelt for hver enkelt virksomhed og tilpasses virksomhedens behov.
Vi har naturligvis skabeloner, som kan danne udgangspunkt for opbygningen i forskellige situationer.
Du kan til enhver tid rette i konfigurationen, så den følger med udviklingen i din virksomhed.

M-Files, nem informationsstyring!

 

×

M-Files Academy

M-Files Academy er online undervisning til brugerne, når det passer dem bedst.

Med et billigt abonnement på Academy har alle dine brugere altid adgang til undervisningsvideoer om grundlæggende funktioner i M-Files.

Din M-Files administrator har fuld adgang til de relevante kursusmoduler og certificeringer.
Sker der en udskiftning på administratorposten, overdrages adgangen til den ny person.

Alle brugerne kan tilgå undervisningsmaterialet så tit det skal være lige så længe, som abonnementet opretholdes.

Hent brochuren her

M-Files, nem informationsstyring!

 

×

M-Files licenser

Licensmodel

Du kan købe licenser eller tegne abonnement efter eget valg.
Muligheden for at købe udløber dog med udgangen af 2018 med seneste levering i juni 2019. Derefter vil alle nye licenser være på abonnementsbasis. Allerede købte licenser kan fortsat udnyttes på uændrede vilkår.

Du kan vælge mellem og kombinere 3 typer af brugerlicenser:

  • Navngivne brugere
  • Samtidige brugere
  • Brugere kun med læseadgang

Serverlicensen er gratis i mindre opsætninger. Større og mere komplicerede opsætninger kræver en betalt serverlicens.
Større opsætninger kræver desuden en Microsoft licens til SQL server.

Du kan selv sørge for en server i egne lokaler eller et hostingcenter, eller du kan benytte M-Files Cloud mod betaling.

Fra juli 2018 kan du tegne abonnement på "M-Files Online" - en udvidet løsning, hvor du stadig frit kan vælge mellem placering af dine data på egen server eller i skyen, men hvor du får ekstra funktionalitet baseret på IML med kunstig intelligens placeret på servere i skyen. Din M-Files server kommer simpelthen til at samarbejde med servere i skyen uden at flytte data men med alle de kræfter, de store servere kan stille til rådighed, når du har brug for det!

Tillægsmoduler, løsningspakker og IML moduler kræver i de fleste tilfælde en særskilt licens.

Du betaler kun for det, der giver mening i din virksomhed!

 

×

Alibre Vault

Alibre

Alibre Vault bruges som PDM løsning i 3D-CAD programmet Alibre Design

Alibre Vault er en særlig udgave af grundmodulet i M-Files.
Du kan frit konfigurere og udbygge Alibre Vault fuldstændigt som enhver anden M-Files løsning.
Alibre Vault indeholder udover standarden et lille antal specielle egenskaber (properties). Det giver mulighed for at gemme alle filer fra Alibre Design direkte i M-Files og knytte dem sammen med kunder, projekter/sager, produkter, leverandører o.s.v.
De specielle properties tager hånd om de interne links mellem f.eks. en Assembly og de tilknyttede Parts, Drawings og Bill of Materials. Dermed opnår du fuld funktionalitet i Alibre Design samtidig med, at du opnår alle fordelene i M-Files!

Alibre Vault kræver en gyldig licens til M-Files, og du skal naturligvis have en M-Files server.
Det vil som regel være hensigtsmæssigt at placere serveren på dit lokale netværk, fordi 3D filerne kan være store og dermed tager lang tid at hente fra en Cloud server. Men du er reelt frit stillet også på det punkt. Med tegningerne i Alibre Vault har du også adgang til dem, når du er hjemme eller på kundebesøg - fuldstændig ligesom alle andre oplysninger og dokumenter i M-Files

Alibre Design forhandles i Danmark af:

NettoCAD

M-Files, nem informationsstyring!