Digital informationsstyring.

×

Din virksomhed

I er beskæftiger jer med håndværk, byggeri, produktion, udvikling, transport, service, handel eller events.
I er mellem 5 og 250 medarbejdere.
I har hovedkvarter i Danmark, men kan godt have afdelinger i udlandet. *

I har styr på sagerne, men nye opgaver, kunder, medarbejdere og regler gør, at de gamle systemer bliver for tunge at danse med. Eller måske er systemet bare blevet teknisk forældet og skal skiftes ud inden, den gamle PC eller server bryder sammen.

I lægger vægt på at finde en seriøs og erfaren leverandør, der tager udgangspunkt i jeres måde at gøre tingene på, og som tilbyder en anerkendt og gennemprøvet løsning tilpasset jeres forhold.

*) Hvis I er en del af international virksomhed med hovedkvarter i udlandet, hjælper vi gerne med at skabe kontakt til en seriøs M-Files forhandler i det relevante land.
Hvis løsningen kun skal bruges i Danmark, klarer vi selv opgaven.

M-Files - digital informationsstyring på dine betingelser.

×

Digitalisering

Udfordringer ved digitalisering:

I modtager fakturaer, kontoudtog, tilbud og aftaler på mail. Måske også certifikater fra leverandøren på leverede komponenter. Det havner alt sammen i den enkelte medarbejdes mailbox og er ikke synligt for kollegerne.
Al udveksling af oplysninger med kunder, leverandører, samarbejdspartnere og myndigheder foregår digitalt.
Dine medarbejdere registrerer arbejdstid og vareforbrug digitalt, og de dokumenterer udført arbejde med digitale billeder mv.
Interne arbejdsgange baseret på papir bliver besværlige og langsommelige.

Digitale løsninger:

Vi forbinder dine eksisterende systemer til M-Files og henter f.eks. stamoplysninger om kunder, leverandører og medarbejdere, så de bliver tilgængelige og kan knyttes sammen med dokumenter og andre oplysninger.
Vi henter dine eksisterende dokumenter ind i M-Files, eller vi gør dem tilgængelige via M-Files uden at flytte dem, så alle relevante medarbejdere altid har adgang uanset hvor, I befinder jer.
Vi lægger arbejdsprocesserne ind i M-Files, så du kan godkende eller afvise en faktura, kontrakt, tegning eller arbejdsseddel uanset hvor, du sidder.
Vi lægger arbejdsopgaver ind i M-Files og lader systemet varsle den ansvarlige person i god tid og med den nødvendige vejledning. M-Files indsamler dokumentation for, at opgaverne bliver løst, og sørger for at varsle igen næste gang, det er tid.
Vi kan hente mails fra udvalgte mailbokse, importere dem til M-Files, skille vedhæftede dokumenter fra mailen og køre hver enkelt fil igennem en proces, hvor den bliver klassificeret, knyttet til relevante objekter som leverandør og projekt, og bliver placeret i et workflow f.eks. med godkendelse hos projektlederen.
Vi kan samle al dokumentation vedr. dit produkt inkl. certifikater på de enkelte komponenter (sporbarhed) i en pakke, som du kan udlevere til din kunde.
Du og medarbejderne har adgang til alle relevante oplysninger fra både PC, telefon og tablet.

Digitalisering handler også om automatisk opsamling af data fra lager, produktion, transport, salgssted, internet, under anvendelse af produktet osv., og om at filtrere disse data, så det væsentlige træder tydeligt frem i stedet for at drukne i mængden. Det område kan vi ikke håndtere. Det er der andre, som er bedre til, se f.eks. Greyboxdata. Derimod kan vi håndtere resultaterne og gøre dem tilgængelige for de relevante personer. Og vi kan tage vare på opfølgningsprocessen, når f.eks. Greyboxdata registrerer noget unormalt og aktiverer en alarm.

M-Files - digital informationsstyring på dine betingelser.

×

Persondataforordning (GDPR)

Udfordringer med GDPR: (forenklet)

Du skal opbevare følsomme oplysninger sikkert, og du må kun gøre det med personens accept eller et gyldigt forretningsmæssigt formål.
Du skal have styr på, hvor oplysningerne ligger, hvorfor du har dem liggende, og hvem, der har adgang til dem.
Dette SKAL nedfældes i en "fortegnelse" i elektronisk format.
Du skal kunne liste de oplysninger, du opbevarer, og du skal kunne slette dem, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem.
Du skal kunne give de berørte personer besked, hvis oplysningerne kommer i forkerte hænder, og du skal give myndighederne besked.

Start med Datatilsynets simple test "PrivacyKompasset".
Den giver dig et hurtigt overblik med de punkter, du skal holde fokus på.
Læs derefter Datatilsynets vejledninger for de forhold, der er relevante i din virksomhed.

Vi arbejder med 2 løsningsmodeller for persondata:

Den simple GDPR løsning til mindre virksomheder, som kun har følsomme personoplysninger på egne medarbejdere og almindelige personoplysninger på kundernes kontaktpersoner.
Her isolerer vi de følsomme oplysninger og dokumenter i fortrolige dele af M-Files og håndterer dem forsvarligt deri. Kan evt. suppleres med en fortegnelse over de øvrige systemer, som også indeholder persondata, hvis ikke alt kan samles et sted.

Den store GDPR løsning til virksomheder med følsomme oplysninger om mange personer i flere forskellige IT-systemer.
Her tilbyder vi en pakkeløsning i stil med M-Files kvalitetsledelse, men tilpasset GDPR forordningen. Pakken hjælper dig med at få styr på dokumentationen og processerne omkring de følsomme data, men oplysningerne forbliver i de systemer, I benytter i virksomheden i forvejen.
Du har en dataansvarlig, som kommer til at bruge M-Files GDPR pakken som sit arbejdsredskab.
Løsningen omfatter bl.a.:

Opret og vedligehold en komplet liste over registre, systemer og leverandører.
Automatiser processer og opgaver.
Redskaber til vurdering, revision, risikominimering, korrigerende og forebyggende tiltag.
Dokumentstyring med kontrol over alle relaterede dokumenter, politikker og procedurer.
Indbyggede standardprocedurer.

Se mere på www.m-files.com/en/ecm-solution-for-easy-gdpr-compliance

M-Files - digital informationsstyring på dine betingelser.

×

Kvalitetssikring

Du og dine folk skal dokumentere kvaliteten af udført arbejde med billeder og simple rapporter.

Den simple KS-løsning til mindre virksomheder i byggebranchen og tilsvarende:
Her bruger vi standardfunktioner i M-Files, hvor brugerne kan tage billeder med mobilen, gemme dem i M-Files og knytte dem til et projekt, en byggeplads e.l.
På samme måde kan brugerne nemt udfylde KS-skemaer og gemme dem i M-Files med de relevante tilknytninger.

Kvalitetsstyring / kvalitetsledelse

Du arbejder i en branche, hvor kvalitet er et absolut krav eller i det mindste en væsentlig konkurrenceparameter.

Udfordringer i kvalitetsledelse: (forenklet)

Du skal dokumentere, at jeres procedurer tager udgangspunkt i en vurdering af relevante risici, kundernes forventninger og myndighedernes krav.
Du skal dokumentere, at procedurerne kun ændres af dertil bemyndigede personer i en vedtaget proces.
Du skal dokumentere, at medarbejdere og underleverandører er kvalificerede til opgaverne og har læst de nødvendige vejledninger før, de går i gang.
Du skal dokumentere håndteringen af afvigelser fra de planlagte resultater.
Du skal dokumentere, at gentagne afvigelser fører til forebyggende korrektioner af procedurerne.
Du skal dokumentere, at der bliver lavet revision, og at du følger op på revisionens anvisninger.

Vi tilbyder 2 løsningsmodeller:

Den fleksible værktøjsløsning til virksomheder, som ønsker selv at fastlægge procedurerne, eller som skal følge særlige standarder.
M-Files for Compliance indeholder alle de nødvendige værktøjer til at opbygge kvalitetsstyring på din måde.
Du skal bruge tid og sikkert konsulentbistand til at opbygge en sammenhængende løsning.

Den gennemprøvede pakkeløsning til virksomheder som er parat til at følge de metoder og procedurer, som M-Files har opstillet i samarbejde med en række større kunder indenfor hhv. ISO 9001 og medicinalbranchen.
M-Files Quality Management System (QMS) er klar til brug efter få uger.
Se mere på https://www.m-files.com/key-capabilities/security-and-control/quality-management-platform

M-Files - digital informationsstyring på dine betingelser.

×

Versionsstyring

M-Files har som standard en indbygget versionering, der sørger for at opsamle historikken på hvert dokument. Så kan man efterfølgende se hvem, der har rettet i et dokument, og hvordan de tidligere versioner så ud. Hver gang dokumentet bliver bliver gemt med en rettelse, dannes der en ny version. Brugerne ser altid den nyeste version.

Det er tilstrækkeligt i mange situationer, men ikke, når der er tale om ”kontrollerede dokumenter” f.eks. i forbindelse med kvalitetsledelse, eller når det er officielle dokumenter, som skal igennem en godkendelsesproces inden offentliggørelse, og som eventuelt skal gennemgås og godkendes med faste intervaller.
Her er der brug for i fortrolighed at kunne arbejde med et udkast til næste version, mens den gældende version stadig ligger synlig i systemet. Og når den ny version er godkendt og frigivet, skal den gamle version arkiveres, så brugerne ikke tager fejl og kommer til at bruge den. Det kan håndteres i forskellig grad med "Version Control Lite" og "Advanced Version Control, som indgår hhv. i Professional og Enterprise udgaverne, men som også kan købes særskilt i Compliance Kit modulet.

I nogle tilfælde kan der være behov for at knytte en specifik version af et dokument til en specifik version af et produkt. Det er nemt at gøre, hvis ingen af delene skal tilpasses senere. Så er der blot brug for et versionsspecifikt link.
Der kan også være tale om at man fortsætter produktionen af et bestemt produkt i forskellige versioner, og at der er behov for at opdatere dokumentationen knyttet til hver af disse versioner. I så fald kan vi bruge det samme versionsstyringsværktøj med små tilpasninger på selve produktet. Derefter kan man køre selvstændige dokumentserier for hver produktversion.

M-Files kan omdanne de fleste filtyper til PDF enten automatisk som en del af et workflow eller manuelt. PDF-filen kan erstatte det oprindelige dokument som en ny version, eller det kan placeres sammen med originalfilen i et multifile-dokument.

M-Files - digital informationsstyring på dine betingelser.

×

Sporbarhed i produktionsvirksomheder

Opgaverne omfatter typisk:

Håndtering af materialecertifikater, testcertifikater, klassecertifikater, erklæringer, typegodkendelser, tegninger, manualer o.l. fra leverandører eller tredjepart.
Håndtering af virksomhedens egenudstedte certifikater, erklæringer, tegninger og manualer.
Registrering af varenumre og serienumre ved indgang, under produktion og ved salg, og tilknytning af de relevante dokumenter til de enkelte komponenter, delenheder og det samlede system.
Foto/video-dokumentation (fejl konstateret ved indgangskontrol, dokumentation af prøveopstilling, tilstand umiddelbart før forsendelse o.l.)
Levering af dokumentpakker med alle relevante dokumenter sammen med eller i tilknytning til den fysiske levering.

Værdien for din virksomhed

Der ligger mange timers arbejde i at håndtere dokumentationen manuelt. Med M-Files kan du reducere tidsforbruget, begrænse fejl, forkorte leveringstid og øge kundetilfredsheden. Løsningen er tjent hjem på måneder eller ganske få år.

1. Eksterne certifikater

Leverandøren vil typisk anføre eget varenummer og serienummer i certifikatet, ofte kan man også få dem til at tilføje købers varenummer og ordrenummer og – hvis det drejer som tredjemands test af færdige enheder – serienummer og varenummer på den testede enhed. Ofte men ikke altid er det muligt at få leverandøren til at indføje varenummer, serienummer og evt. ordrenummer i filnavnet på de certifikater, de udsteder.

Vi kan få certifikaterne ind i M-Files på flere måder:

Leverandøren sender filen vedhæftet en mail til en bestemt mail-adresse. M-Files indlæser disse mails, opretter de vedhæftede filer som dokumenter. Leverandøren identificeres ud fra afsenders mail-domæne. Varenummer, serienummer og evt. ordrenummer aflæses automatisk enten af filnavnet eller fra indholdet i filen. Hvis filen er scannet, gennemføres først automatisk tekstgenkendelse, så indholdet bliver læsbart. Eventuelle stregkoder og QR koder aflæses samtidigt.
Leverandøren uploader filen til en web-portal. M-Files analyserer indholdet og foreslår varenummer, serienummer og evt. ordrenummer. Leverandøren skal blot godkende eller korrigere de foreslåede oplysninger. Leverandøren identificeres ud fra brugernavn på web-portalen
Leverandøren sender pr mail til en medarbejder hos modtager, som så manuelt indlæser dokumenterne i M-Files. M-Files aflæser varenummer mv. og foreslår dem, så brugeren blot skal godkende eller korrigere.
Leverandøren sender i papirformat sammen med varen. Varemodtagelsen scanner dokumentet til en bestemt folder, hvorfra M-Files automatisk indlæser og gennemfører tekstgenkendelse.

Uanset metode kan det forekomme, at varenummer og serienummer ikke bliver udfyldt korrekt i første omgang. M-Files tjekker og sender til manuel efterbehandling i de tilfælde, hvor oplysningerne ikke er fyldestgørende. M-Files tjekker også, at det samme dokument ikke allerede ligger i systemet, så man undgår dubletter.

Dokumenter automatisk kan navngives ensartet og systematisk med udgangspunkt f.eks. i dokumenttype, varenummer og serienummer, så det bliver nemt at identificere de enkelte dokumenter i den færdige dokumentpakke.

2. Egenudstedte certifikater

Certifikater kan dannes mere eller mindre automatisk fra prøvestande eller testudstyr, som blot afleverer dokumenterne direkte i M-Files eller i en netværksfolder, hvorfra M-Files automatisk indlæser dokumentet. De nødvendige identifikationer på varenummer og serienummer vil altid være tilstede og kan afkodes automatisk.

Der er også mulighed for at danne certifikater ud fra skabeloner i Word eller Excel. Brugerne indtaster de nødvendige data i felter i M-Files, som derefter fletter dem ind i skabelonen, danner dokumentet og konverterer det til en PDF-fil. Brugeren kan indtaste oplysninger på en PC, tablet eller mobiltelefon alt efter, hvad der er mest praktisk i situationen.
Simple erklæringer om oprindelsesland o.l. som ikke kræver andet end f.eks. et ordrenummer som identifikation, kan dannes fuldautomatisk.

3. Sammenknytning af fysiske enheder og certifikater

Varemodtagelse

Medarbejderen registrerer serienumre på de enheder, som kræver certifikater. Hvis leverandøren sender dokumenterne elektronisk, vil de oftest være tilstede i systemet før varen modtages, så medarbejderen kan med det samme konstatere, om certifikatet er på plads og tjekke indholdet. Hvis OK, er enheden klar til brug. Hvis ikke, lægges den til side indtil dokumentationen er ankommet og godkendt.
Hvis relevant, kan M-Files automatisk sende en mail til leverandøren og bede om at få tilsendt dokumentationen.

Visse enheder skal have unikke serienumre, andre har batchnumre og atter andre er metervarer, som skæres op, bearbejdes og indgår som komponenter i det færdige produkt. M-Files holder styr på, at et serienummer kun optræder en gang på samme varenummer fra samme leverandør, hvis det skal være unikt.

Produktion / montage

De fleste produkter opbygges eller samles dels af komponenter, som skal kunne spores og har individuelle certifikater, og dels af hyldevarer som blot skal leve op til en given standard (f.eks. skruer, bolte o.l.). Der vil være en stykliste, hvoraf det fremgår hvilke varenumre, der skal have særskilt dokumentation. Klassecertifikater og anden ekstern testdokumentation kan have sine egne varenumre. Ideelt kan styklisten importeres direkte fra ERP løsningen til M-Files med et filter, så kun de dokumentationskrævende varenumre kommer med.
Er det ikke muligt, kan vi ofte opbygge et antal virtuelle prototyper i M-Files svarende til de enheder, man udbyder til salg. Hver gang en ny enhed skal produceres, danner vi en kopi af prototypen, retter den evt. til med kundespecifikke krav, og benytter så kopien som dokumentations-stykliste.

Under eller lige efter produktion / montage benytter medarbejderne styklisten til at registerer varenummer og serienummer på de enheder, som indgår i det færdige produkt. De enkelte punkter i dokumentationsstyklisten er røde indtil der kommer et serienummer på, derefter gule hvis ikke serienummeret har de fornødne dokumenter, eller blå, hvis der kræves en manuel godkendelse. Hvis alle krav er på plads, bliver enheden grøn, og når alle punkter i styklisten er grønne, bliver den samlede liste sendt videre i systemet enten til godkendelse og forsendelse.

4. Foto/videodokumentation

Medarbejderne kan tage billeder og små film på deres mobiltelefoner og lægge dem direkte ind i M-Files med tilknytning til en ordre eller en enhed. Det kan være relevant som dokumentation på fejl eller mangler i modtagne varer, som dokumentation på detaljer, som vil være skjult i det færdige produkt, og som dokumenation før en pakke lukkes til forsendelse. Det kan også være dokumentation for gennemført afprøvning mv. Der er ingen begræsninger i antal og størrelse udover det, som den anvendte server har plads til.

5. Levering af dokumentpakke

Den færdige dokumentpakke indeholder typisk en kombination af certifkater, tegninger, manualer og godkendelser, hvor de første er knyttet til den enkelte enhed, og de øvrige er knyttet til modellen eller typen og vil gælde for alle enheder af samme type. Der er ingen grund til at gemme en kopi af sidstnævnte for hver enhed, men M-Files kan inkludere et link til sådanne dokumenter, så de indgår i den samlede pakke.

Når al dokumentation er på plads, bliver den færdige stykliste ”grøn” i systemet, og brugeren kan danne en zip-fil med hele dokumentpakken med et enkelt museklik. Zip-filen er ofte for stor til at sende til kunden, så i stedet dannes et ”public link”, som sendes til kunden. Derefter kan kunden selv hente sin dokumentpakke inden f.eks. 14 dage. Pakken er naturligvis beskyttet, så kun folk med det specifkke link kan hente filen. Filen er krypteret indtil kunden har downloaded den.

M-Files - digital informationsstyring på dine betingelser.

Digitalisering - automatisering.

M-Files informationsstyring

M-Files Ment

Din hverdag

Dit nye værktøj

En fælles indgang til alle oplysninger og arbejdsprocesser

Bright Ideas på sociale medier

Digitali­sering - automatisering.

M-Files informa­tions­styring

M-Files Ment

Din hverdag

Dit nye værktøj

En fælles indgang til alle oplysninger og arbejdsprocesser

Bright Ideas på sociale medier