Bright Ideas
Karl Lausten
9862 2837
klausten@bright-ideas.dk

M-Files, tilfredse kunder med nem dokumentstyring


Reka er en kedelproducent/maskinfabrik der producerer og udvikler maskiner til primært afbrænding og håndtering af biomasse.
Niels skriver: "Reka var på udkig efter en 3D CAD pakke, der kunne understøtte vores produktion. Under denne undersøgelse stødte vi på Geomagic Design og deres tilhørende Vault-del, M-Files. M-Files viste sig at være et så interessant et produkt, at det i sidste ende var det, der afgjorde valget af CAD program.
Grunden til dette ligger i M-Files måde at håndtere dokumenter på. Det er helt unik og noget af det simpleste system man kan forestille sig.
Reka er gået fra at have alting i papirform til primært at have dokumentstyring i M-Files.
Når man er ordreproducerende virksomhed med en levetid på ens produkter på 20-30 år, er det vigtigt at kunne finde tilbage til hvad der er produceret og bestilt til kunden.
Når vi modtager mail fra kunder bliver de arkiveret under kundens projekt nummer, og vi kan nemt finde tilbage til dokumenterne skulle det være en ordrebekræftelse, en tegning eller en manual fra ekstern leverandør.
Karl har også vist sig at være en særdeles kompetent person, skulle der opstå nye tiltag man gerne vil have understøttet i M-Files.
Han var yderst professionel til at sætte sig ind i Reka’s daværende papir håndtering og derefter komme med en skræddersyet tilpasning, der muliggjorde en nem overgang fra papir til IT, også for de knap så IT kyndige.
Vi kan, i dag ikke se os selv være nær så produktive uden M-Files, og alle virksomheder, store som små, burde tage kontakt til Karl og få en seriøs introduktion til M-Files.
M-Files og Karl får de varmeste anbefalinger fra Reka."

Maskinfabrikken Reka A/S
Niels E. Linnemann Nielsen

Udviklingsingeniør Niels Linnemann

Vi har hjulpet Compliance manager Jørgen Frahm med at implementere M-files hos DESMI Ocean Guard i Nørresundby.
Jørgen og hans kolleger bruger selvfølgelig M-files til at holde styr på deres dokumenter, men opgaven blev lidt ud over det sædvanlige. Virksomheden udvikler systemer til rensning og håndtering af ballastvand i skibe. Både systemerne og de enkelte komponenter skal godkendes af forskellige myndigheder, så der ligger certifikater, tegninger og manualer både på komponent-, delsystem og systemniveau. De enkelte komponenter og delsystemer kan indgå i flere forskellige systemer. Og papirerne opdateres løbende i takt med at systemer videreudvikles eller godkendelser fornyes.
DESMI Ocean Guard har brug for at kunne levere en dokumentsamling med alle relevante papirer på et givet system på et givet tidspunkt. Når der er tale om ny systemer, skal samlingen naturligvis indeholde seneste version af dokumenterne, men når der er tale om et leveret system, skal samlingen indeholde netop den version af dokumenterne, som var gældende på leveringstidspunktet. Dertil kommer at DESMI Ocean Guard vil kunne registrere serienummeret på hver enkelt af de aktive komponenter i et leveret system, så man efterfølgende kan registrere service og vedligeholdelsesopgaver på de enkelte dele. Dette og mere til blev bygget ind i M-Files. "Vi er vist blevet rimeligt gode til M-Files", sagde Jørgen med et smil, da han gik i gang med at registrere systemer og lægge dokumenter ind i løsningen.

"Vi valgte M-Files fordi:
  1. Overkommelig pris for software, tilpasning og rådgivning.
  2. M-Files er simpel systematik som er nem at tilpasse.
  3. God introduktion i form af film på din hjemmeside, men også film fra M-Files HQ.
  4. Users Instructions også godt til at beskrive funktionerne.
  5. Sidst og ikke mindst så er Karl en meget behagelig og samvittighedsfuld samarbejdspartner, som sætter sig ind i kundens problemstillinger og som konstant forsøger at finde den optimale løsning til en given proces eller operation. Det sker, at jeg kalder ham "Troldmanden fra Aars"
Compliance Manager Jørgen Frahm

Vi har talt med Teddy Rasmussen, indehaver af TR Varmeteknik, i Løve ved Høng.
Teddy bruger M-Files til al administration i firmaet - han er "gået papirløs". Det er et lille firma med 4 mand - 2 montører, en kontormedarbejder og ham selv. TR Varmeteknik har en server, hvorpå der udover M-Files er installeret bogholderi og et planlægningsprogram. M-Files har forbindelse med de andre systemer, så debitorer kan oprettes vilkårligt i et af systemerne og automatisk bliver overført til de andre. Teddy og montørerne har adgang til M-Files fra deres bærbare computere, når de er ude hos kunderne, så alle tegninger, aftaler og andre dokumenter er altid tilgængelige og nemme at finde frem. Alle dokumenter er linket til kunder og produkter, så alt hvad der har med den pågældende kunde eller et bestemt produkt at gøre, kan lynhurtigt findes frem på stedet. Fakturaer bliver overført fra bogholderiet til M-Files og udsendt som PDF filer pr mail derfra.
"Det er simpelthen det bedste program", siger Teddy. "Det er nemt at bruge og det kører bare. Og så var det oven i købet billigt i anskaffelse, og du kan selv tilrette og udbygge efter behov uden at skulle købe dyre tillægslicenser eller konsulenttimer. Tidligere brugte vi meget tid på af finde gamle fakturaer eller skrivelser på computeren eller i ringbind. Nu er der ikke noget, som tager mere end 3 sek. at finde. Det er den tid, der går, for at finde et bestemt ord i et dokument ud af de 20 - 30.000 dokumenter, vi har inde. Ind over nytår 2010 og 2011 fjernede vi ca 30.000 udprintninger. Og siden har vi ikke sat 1 stykke papir i ringbind."

Indehaver Teddy Rasmussen

Kontakt til referencekunder

Send os en mail for at få oplyst telefonnummer til ovenstående referencer

Det siger kunderne

Hvor vigtig er vore produkter/ydelser for din virksomhed?
- På en skala fra 1 til 10. er det 12
- Meget vital bruges konstant.
- Meget vigtig. Det er hele vort arkivsystem, en af hovednerverne i vor lille virksomhed, der nu bliver overladt til M-files. Det er absolut ikke nogen hverdagsting for os. Så det er valgt med megen omhu.
- Meget vigtigt og bliver det endnu mere i fremtiden.

Hvorfor valgte du at samarbejde med os?
- Pris, kvalitet og godt samarbejde
- OK Pris og genialt og let brugbart/logisk/stærkt programkoncept.
- Det gjorde vi efter anbefaling fra en af vore mangeårige leverandører af hardware til vor tekniske afdeling. Det var oplagt for os at tage kontakt til leverandøren, da han har kendt os igennem ca. 26 år. Han kender vore behov, og anbefalede straks M-files.
- Bright Ideas passer i størrelse til vores forretning, hvor vi som en lille kunde ikke drukner. Samtidig en direkte, kvalificeret og hurtig support på vores betingelser, og hvor vi direkte kan sparre omkring løsninger. I vores organisation har vi flere der professionelt i leverandørledet, har arbejdet med dokumenthåndtering på en række konkurrerende platforme, og der er enighed om, at M-Files og Bright Ideas helt klart er optimalt til vores organisation og til de opgaver som vi skal have udført.

Vil du anbefale os til andre?
- Ja helt bestemt.
- Helt sikkert – bedre service skal man lede længe efter :-)
- Ja :-)
- Ja - helt klart, både M-Files og Bright Ideas.